PRIVACYVERKLARING SPRING

Wij zijn Spring Global Delivery Solutions (“Spring”) en onze juridische entiteit is G3 WORLDWIDE MAIL N.V., Prinses Beatrixlaan 23, 2595 AK, Den Haag, Nederland. Wij zijn onderdeel van PostNL Group, met hoofdkantoor in Den Haag, Nederland. Verwijzingen naar "Spring", "wij" en "onze" in deze verklaring verwijzen naar G3 Worldwide Mail N.V. (Spring Nederland). Wij zijn verantwoordelijk voor het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Wij hebben geregeld dat als u gebruik wilt maken van uw rechten, zoals uw recht op inzage, correctie, wissen, beperken, overdragen, bezwaar maken of uw toestemming intrekken, of als u vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens, u contact met ons kunt opnemen in overeenstemming met paragraaf 12 'Contactgegevens voor uw vragen over privacy'.

'Persoonsgegevens' zijn alle gegevens die betrekking hebben op u of uw klanten en die u of uw klanten identificeren, hetzij direct uit die gegevens, hetzij indirect, door verwijzing naar andere gegevens waartoe wij toegang hebben. De persoonsgegevens die wij verzamelen en de manier waarop wij deze verzamelen hangen af van u interactie met ons. Wij bewaren persoonsgegevens van iedereen die direct of indirect met ons in contact is geweest. Een voorbeeld van indirect contact is als u een artikel bestelt bij een online winkel en Spring het pakket bij u thuis aflevert of de levering coördineert met lokale bezorgpartners. In dit geval hebt u uw adres niet rechtstreeks met ons gedeeld, maar wij ontvangen het van de winkel aan wie u uw persoonsgegevens hebt verstrekt. 

Categorieën van persoonsgegevens die wij verzamelen omvatten: 

Postbezorging 

Enkele voorbeelden van gegevens die wij verwerken: naam en adres 

Pakketbezorging 

Enkele voorbeelden van gegevens die wij verwerken: naam, adres, contactgegevens (bijv. e-mailadres, telefoonnummer) en optionele douane-informatie (soort goederen, waarde). 

Internationale retourservices 

Met deze service kunnen uw klanten artikelen retourneren. Uw klanten verstrekken persoonsgegevens waarmee wij een retourlabel kunnen genereren dat op hun pakket kan worden bevestigd en dat wordt gebruikt om de lokale postaanbieder vooraf te waarschuwen en om aankomende retourzendingen aan onze klanten te melden. Enkele voorbeelden van gegevens die wij verwerken: naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. 

Pick & Pack fulfilment 

Voor specifieke klanten (bijv. webshops) slaan we goederen op en verpakken en verzenden we artikelen naar hun klanten. Om dit te kunnen doen, ontvangen wij de informatie over de te verzenden bestellingen van onze klanten. Dit kan de volgende gegevens bevatten: naam, adres, e-mailadres, e-mailadres, telefoonnummer, bestelomschrijving en bestelwaarde van het artikel. 

Opslagservice 

Als onderdeel van deze service slaan wij tijdelijk post op in plaats van deze af te leveren bij uw klanten. Na afloop van de bewaartermijn wordt alle bewaarde post bij uw klant afgeleverd. Enkele voorbeelden van gegevens die wij verwerken: naam, adres en e-mailadres. 

Online verzendtools 

Met deze dienst kunt u snel en efficiënt pakketten versturen. Enkele voorbeelden van gegevens die wij verwerken: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geslacht, geboortedatum, bankrekeningnummer, gebruikersnaam en wachtwoord, gebruikerslogins en IP-adres van uw pc, mobiele telefoon of tablet. 

Klantenservice 

U kunt bellen en chatten met de medewerkers van onze klantenservice. Als u met ons chat, slaan we de chat op en we houden ook de gegevens van alle telefoongesprekken bij, wat handig is als u in de toekomst opnieuw contact met ons opneemt. Soms besteden we onze klantenservice uit aan een externe dienstverlener. In dat geval slaat deze organisatie uw gegevens op. Zij zullen deze gegevens echter alleen opslaan ten behoeve van Spring. 

Werken bij Spring 

Wanneer u bij ons solliciteert, vragen wij u om gegevens die relevant zijn voor uw sollicitatie. Wij vragen alle sollicitanten om te solliciteren via de wervingssectie op onze website. Wij verwerken uw persoonsgegevens uit het digitale sollicitatieformulier, uw sollicitatiebrief en uw CV. We moeten uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken zodat we uw sollicitatie voor de functie waarvoor u solliciteert kunnen verwerken en om contact met u op te nemen in verband met uw sollicitatie. 

Een bezoek aan ons bedrijf 

Als u een van onze gebouwen bezoekt, kunnen we informatie verzamelen die we nodig hebben om u te identificeren en om de nodige veiligheidscontroles uit te voeren. We kunnen beeldmateriaal van u verzamelen via ons cameratoezicht. 

Uw mySpring account 

Als u een Spring account hebt, kunnen uw persoonsgegevens worden gebruikt voor meerdere Spring diensten. Wij volgen welke diensten u gebruikt en met welke frequentie. Wij slaan het nummer van uw ID-accountnummer voor dit doel op. 

Spring website 

Wanneer u onze website bezoekt, verzamelen, bewaren en gebruiken wij automatisch technische informatie over uw voorkeuren en interactie met onze website. Enkele voorbeelden van de gegevens die wij verwerken zijn het IP-adres van uw elektronische apparaat, details over uw bezoek aan de website (zoals wanneer uw bezoek heeft plaatsgevonden, wat u zocht of welke zoektermen u hebt ingevoerd, hoe lang u op elke pagina bleef die u hebt bezocht, of u informatie hebt gedownload, of u toegang hebt gehad tot een van onze online tools) en uw cookie-instellingen. Deze informatie wordt door uw elektronische apparaat naar ons verzonden met behulp van verschillende cookies. Wij kunnen, met uw toestemming, gecodeerde sleutels gebruiken om relevante advertenties aan u te tonen op websites buiten Spring. 

Voor meer informatie over hoe we cookies gebruiken en hoe u ze kunt uitschakelen, verwijzen wij naar onze cookieverklaring.

Er zijn verschillende manieren waarop wij uw persoonlijke informatie gebruiken en verwerken, afhankelijk van de manier waarop u met ons communiceert. Als u uw gegevens niet aan ons verstrekt, dan kunnen wij niet op die manier met u communiceren. Als u bijvoorbeeld uw naam, adres of dat van uw klant en/of relevante klantengegevens niet verstrekt bij het gebruik van onze bezorgdiensten, kunnen wij uw betaling niet verwerken en/of de post of pakketten niet aan u of uw klanten bezorgen. Met 'verwerking' bedoelen we het opslaan, analyseren, bijwerken, wijzigen, verwijderen en doorsturen.

Wij zullen uw persoonsgegevens alleen op een eerlijke manier en om wettelijke redenen gebruiken. Wij mogen uw persoonsgegevens gebruiken als wij uw toestemming hebben of als er een andere wettelijk toegestane reden van toepassing is. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door de specifieke instructies te volgen met betrekking tot de verwerking waarvoor u uw toestemming hebt gegeven, door uw instelling aan te passen (indien beschikbaar) of door contact met ons op te nemen via de gegevens in paragraaf 12 'Contactgegevens voor uw vragen over privacy' hieronder De verschillende rechtsgronden waarop wij ons baseren, zijn: 

• Uw toestemming: U hebt ons laten weten dat u graag wilt dat wij uw persoonsgegevens voor een specifiek doel verwerken; 
• Gerechtvaardigde belangen: De verwerking is voor ons noodzakelijk om onze zaken te kunnen doen, maar niet wanneer onze belangen ondergeschikt zijn aan uw belangen of rechten. 
• Uitvoering van een contract met u: Wij moeten uw persoonsgegevens verwerken om u een van onze producten of diensten te kunnen leveren; 
• Fraudepreventie: Waar wij uw gegevens moeten verwerken om ons en onze klanten te beschermen tegen fraude of het witwassen van geld; 
• Vitale belangen: De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk om u te beschermen of het leven van iemand anders; 
• Wettelijke verplichting: Wij zijn wettelijk verplicht om uw persoonsgegevens te verwerken.

Wij zullen uw persoonsgegevens alleen op een eerlijke manier en om wettelijke redenen gebruiken. Ons gebruik van uw persoonsgegevens is bijvoorbeeld afhankelijk van hoe en waar u met ons communiceert: 

We doen ons werk

Spring biedt een volledig scala aan diensten, waaronder: 

• Bezorging van pakketten en post 
• Internationale retourservices 
• Pick & Pack fulfilment 
• Online verzendtools 
• Sorteren van bestemmingsadresgegevens 

Voor deze diensten hebben wij naam- en adresgegevens nodig, vaak van zowel afzender als ontvanger. Daarnaast hebben we informatie nodig over de grootte en het gewicht van de poststukken. In het geval van internationale leveringen en retourzendingen kunnen we ook douanegerelateerde informatie nodig hebben, zoals het soort goederen en de waarde. 

Wij informeren u wanneer uw pakket onderweg is

Als u een artikel hebt besteld voor thuisbezorging, houden wij u of uw klanten op de hoogte door u een e-mail te sturen met de status van uw bestelling. Daarnaast kan de status van uw bestelling gevolgd worden door u of uw klanten met behulp van onze functie Track & Trace. 

Wij zorgen ervoor dat de website van Spring goed werkt 

Wij gebruiken persoonsgegevens van bezoekers van de website om te analyseren hoe zij de website gebruiken. Wij gebruiken klantgegevens om ervoor te zorgen dat de site zo effectief mogelijk functioneert. 

Soms delen we persoonsgegevens met autoriteiten 

In sommige gevallen zijn wij genoodzaakt om persoonsgegevens te verstrekken aan verschillende autoriteiten, waaronder consumenten- en marktautoriteiten, wetshandhavingsautoriteiten en onderzoeksdiensten. We controleren altijd de bevoegdheden van deze autoriteiten voordat we deze gegevens delen. 

Wij verbeteren onze dienstverlening 

• Wij kunnen onze dienstverlening verbeteren door het analyseren en samenvoegen van informatie uit persoonsgegevens. Bij de analyse van deze informatie maken wij zoveel mogelijk gebruik van anonieme gegevens die wij niet aan personen kunnen koppelen. Voorbeelden van dingen die we met deze analyse maken en verbeteren zijn onder andere: 
• Wij verbeteren pagina's en formulieren op onze website; 
• We lossen de onderliggende oorzaken van klachten op; 
• We ontwikkelen nieuwe producten; 
• Wij stellen rapporten op voor andere organisaties. Deze rapporten bevatten nooit namen en adressen, aangezien deze informatie betrekking heeft op grote groepen gebruikers (bijv. het aantal pakketten dat in een bepaald postcodegebied wordt afgeleverd). 

MySpring account 

Als u een MySpring account hebt en u toestemming hebt gegeven, maken wij een klantprofiel voor u aan en combineren wij de informatie uit uw profiel met andere informatie die wij mogelijk over u in ons bezit hebben, bijvoorbeeld hoeveel pakketten u op jaarbasis verzendt. Vervolgens maken we een klantprofiel aan, zodat we onze website en e-mails kunnen afstemmen op uw behoeften en interesses, terwijl onze medewerkers uw klantprofiel kunnen gebruiken om u te voorzien van de beste assistentie en ondersteuning. 

We lezen de CV's van sollicitanten 

Als u bij ons solliciteert, stuurt u uw sollicitatiebrief en uw CV mee bij het invullen van ons digitale sollicitatieformulier. We gebruiken en verwerken uw persoonsgegevens voor een aantal doeleinden met betrekking tot werving en selectie, waaronder: 

• Om te beoordelen of u geschikt bent om te werken voor Spring; 
• Om contact met u op te nemen in verband met uw sollicitatie; 
• Voor het uitvoeren van screenings, beoordelingen en interviews; 
• Voor het bijhouden van een archief van correspondentie; 
• Voor het doen van aanbiedingen en het opstellen van arbeidscontracten; 
• Voor het uitvoeren van controles voorafgaand aan de indiensttreding, inclusief het vaststellen van uw wettelijke recht op werk en het uitvoeren van strafblad- en kredietcontroles, indien van toepassing. Voor meer informatie over de controles voorafgaand aan de indiensttreding die wij uitvoeren, kunt u contact opnemen met uw wervingscontactpersoon; en 
• Om ervoor te zorgen dat we voldoen aan onze wettelijke verplichtingen en indien van toepassing, om ervoor te zorgen dat onze wervingsprocessen eerlijk verlopen. 

Uw persoonsgegevens worden bewaard zolang als nodig is voor de behandeling van uw sollicitatie en in overeenstemming met de toepasselijke bewaartermijnen in het land van de functie waarvoor u solliciteert. 

Wij kunnen informatie over u en uw sollicitaties blijven bewaren nadat een sollicitatieprocedure is afgerond, voor het geval dat wij deze in de toekomst moeten raadplegen als u op een andere functie solliciteert of werknemer van Spring wordt, als er een geschil ontstaat over een sollicitatie of om contact met u op te nemen als er in de toekomst mogelijk geschikte banen beschikbaar komen. We zullen uw informatie verwijderen of anonimiseren wanneer we deze niet langer nodig hebben, hoewel we mogelijk nog steeds over louter statistische informatie beschikken die u niet in het bijzonder identificeert.   

Spring zal uw persoonlijke informatie alleen delen met diegenen die een legitieme noodzaak hebben om dit te weten. Tijdens het wervingsproces zullen stukken van uw persoonlijke informatie alleen beschikbaar zijn voor toegewijde HR-professionals en/of wervingsmanagers. Informatie in uw profiel (zoals contactgegevens) is standaard alleen beschikbaar voor de mensen van Spring die het nodig hebben om contact met u op te nemen en/of uw geschiktheid voor een functie te beoordelen.   

Als u op enig moment een sollicitatie wilt intrekken, uw gegevens uit het systeem wilt laten verwijderen of als u niet wilt dat wij contact met u opnemen in verband met toekomstige vacatures, kunt u ons dat laten weten door een e-mail te sturen in overeenstemming met paragraaf 12 'Contactgegevens voor uw vragen over privacy'.

Wij hanteren intern een strikt toegangsbeleid met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. Slechts een beperkte groep geautoriseerde medewerkers van Spring heeft op een 'need-to-know'-basis toegang tot uw persoonsgegevens. Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsovereenkomst getekend, die ook na het verlaten van het bedrijf van kracht blijft. In de regel delen wij uw gegevens niet met personen of organisaties buiten Spring. We kunnen uw persoonsgegevens echter delen met vertrouwde derden die zakelijke functies uitvoeren of diensten aan ons leveren (bijvoorbeeld onze bezorgdiensten in landen waar we samenwerken met bezorgpartners). Al deze derden zijn verplicht om uw persoonsgegevens adequaat te beschermen, onder voorbehoud van overeenkomsten die voldoen aan de vereisten van de toepasselijke wetgeving. Uw persoonsgegevens kunnen ook worden gedeeld voor onderzoek (bijvoorbeeld om misdaad of fraude te voorkomen, of om te voldoen aan een gerechtelijk bevel of wetgeving). De volgende organisaties hebben volgens de wet het recht om in specifieke gevallen gegevens bij ons op te vragen: 

• Rechtshandhavingsinstanties 
• Gerechtelijke organisaties 
• Toezichthouders zoals de lokale gegevensbeschermingsautoriteiten 
• Belasting- en douanediensten

Gezien het wereldwijde karakter van ons bedrijf, kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan Spring entiteiten en vertrouwde derde partijen in landen buiten de Europese Economische Ruimte, waarvan de wetgeving mogelijk niet hetzelfde niveau van bescherming van uw persoonsgegevens biedt. Hierdoor kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven naar, opgeslagen en/of verwerkt in dergelijke andere landen, inclusief op servers in dergelijke andere landen. Tenzij u uitdrukkelijk hebt ingestemd met de doorgifte van persoonlijke informatie, de doorgifte noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met u of gesloten in uw belang of de doorgifte is anderszins toegestaan door de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, zullen wij uw persoonlijke informatie alleen overdragen aan een land dat geacht wordt een adequaat beschermingsniveau te hebben onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming of anderszins, wanneer wij adequate waarborgen hebben ingesteld om de persoonlijke informatie te beschermen. Waar nodig zal Spring ervoor zorgen dat er voldoende waarborgen zijn om te voldoen aan de vereisten voor de internationale doorgifte van persoonsgegevens krachtens de toepasselijke privacywetgeving.

Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verkregen, met inbegrip van de naleving van de wettelijke en fiscale verplichtingen van de lokale wetgeving van de landen waar Spring actief is en voor het oplossen van eventuele geschillen. 

Als u vragen hebt over het bewaren van uw persoonsgegevens door ons, neem dan contact op met onze toegewijde lokale Record Manager in overeenstemming met paragraaf 12. ‘Contactgegevens voor uw vragen over privacy’.

Wij beschermen en beveiligen uw persoonsgegevens in overeenstemming met ons IT- en beveiligingsbeleid zodat persoonsgegevens worden beschermd tegen ongeoorloofd gebruik, ongeoorloofde inzage en onrechtmatige wijzigingen, verlies of vernietiging. Wij beschikken over krachtige informatiebeveiligingssystemen om uw persoonsgegevens te beschermen.

U kunt contact met ons opnemen (zie paragraaf 12. 'Contactgegevens voor uw vragen over privacy' hieronder) om de rechten uit te oefenen die u op grond van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming zijn verleend, waaronder (1) het recht op inzage in uw gegevens, (2) het recht om ze te corrigeren, (3) om ze te wissen, (4) om de verwerking van uw gegevens te beperken, (5) het recht om een bestand met uw persoonsgegevens te ontvangen en (6) het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking, en indien wij uw toestemming hebben gevraagd, om deze in te trekken Deze rechten zullen in sommige situaties beperkt zijn. Wij zullen bijvoorbeeld uw verzoek om inzage weigeren wanneer dat nodig is om de rechten en vrijheden van andere personen te beschermen of om uw verzoek om uw persoonsgegevens te verwijderen, weigeren indien de verwerking van dergelijke gegevens noodzakelijk is voor de naleving van wettelijke verplichtingen. Het recht op gegevensoverdraagbaarheid geldt bijvoorbeeld niet als de persoonsgegevens niet door u zijn verstrekt of als wij de gegevens niet op basis van uw toestemming of voor de uitvoering van een overeenkomst verwerken. 

Wanneer u uw rechten wilt uitoefenen, stuurt u uw verzoek naar de contactgegevens in paragraaf 12. ‘Contactgegevens voor uw vragen over privacy’ hieronder. Houd er rekening mee dat wij u mogelijk aanvullende informatie nodig hebben om uw identiteit te bevestigen. 

U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij uw lokale gegevensbeschermingsautoriteit – Autoriteit Persoonsgegevens. Ga naar https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/ voor meer informatie. 

U kunt ook contact met ons opnemen overeenkomstig paragraaf 12 ‘Contactgegevens voor uw vragen over privacy’ als u vragen, opmerkingen of klachten hebt in verband met deze privacyverklaring.

U kunt ons vragen of wij uw persoonsgegevens al dan niet verwerken en, indien dit het geval is, inzage krijgen in die gegevens in de vorm van een kopie. Bij het voldoen aan een verzoek om inzage zullen wij u ook aanvullende informatie verstrekken, zoals de doeleinden van de verwerking, de betrokken categorieën van persoonsgegevens en alle andere informatie die u nodig hebt om de essentie van dit recht uit te oefenen.

U hebt het recht op rectificatie van uw gegevens in geval van onjuistheid of onvolledigheid. Op verzoek zullen wij onjuiste persoonsgegevens over u corrigeren en, rekening houdend met de doeleinden van de verwerking, onvolledige persoonsgegevens aanvullen, waaronder eventueel het verstrekken van een aanvullende verklaring.

U hebt ook het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen, wat betekent dat uw gegevens door ons en, waar mogelijk, door elke andere verantwoordelijke aan wie uw gegevens eerder door ons openbaar zijn gemaakt, worden gewist.  Het wissen van uw persoonsgegevens vindt alleen plaats in bepaalde gevallen, voorgeschreven door de wet en opgesomd in artikel 17 van de Algemene Gegevensbeschermingsverordening (AVG). Dit geldt zowel voor situaties waarin uw persoonsgegevens niet langer nodig zijn in verhouding tot de oorspronkelijke doeleinden waarvoor ze werden verwerkt als voor situaties waarin ze onrechtmatig werden verwerkt. Door de manier waarop we bepaalde diensten bijhouden, kan het enige tijd duren voordat back-ups worden gewist.

U hebt het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens, wat betekent dat wij de verwerking van uw gegevens voor een bepaalde periode opschorten. Omstandigheden die aanleiding kunnen zijn voor dit recht zijn onder meer situaties waarin de juistheid van uw persoonsgegevens werd betwist, maar waarbij enige tijd nodig is om de (on)juistheid ervan te verifiëren. Dit recht weerhoudt ons er niet van om door te gaan met het opslaan van uw persoonsgegevens. Wij zullen u vooraf informeren als de beperking wordt opgeheven.

Uw recht op gegevensoverdraagbaarheid houdt in dat u ons kunt verzoeken om uw persoonsgegevens in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat aan u te verstrekken en deze gegevens, voor zover technisch mogelijk, rechtstreeks aan een andere beheerder door te geven. Op verzoek en voor zover dit technisch mogelijk is, geven wij uw persoonsgegevens rechtstreeks door aan de andere verwerkingsverantwoordelijke.

U hebt ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, wat betekent dat u ons kunt verzoeken om uw persoonsgegevens niet langer te verwerken. Dit geldt alleen indien de grond van de „gerechtvaardigde belangen" de rechtsgrondslag voor de verwerking vormt. Indien u van dit recht gebruik maakt, zullen wij uw persoonsgegevens niet langer voor dergelijke doeleinden verwerken.

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 25 mei 2018 en vervangt eerdere versies. Deze privacyverklaring zal van tijd tot tijd worden bijgewerkt en wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring te allen tijde zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen. Kijk regelmatig op deze pagina om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen.

Als u een van uw rechten zoals beschreven in de paragraaf 10 'Uw rechten' wilt uitoefenen of als u na het lezen van deze privacyverklaring vragen hebt over hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken, neem dan contact op met onze lokale GDPR Record Manager op een van de volgende manieren: 

Per e-mail: gdpr.nl@spring-gds.com 

Per post: GDPR Record Manager, G3 Worldwide Mail N.V., Prinses Beatrixlaan 23, 2595 AK, Den Haag, Nederland