10 lat po referendum w sprawie wyjścia z UE: od wyzwań celnych do nowych możliwości
Dziesięć lat temu decyzja Wielkiej Brytanii o opuszczeniu Unii Europejskiej postawiła branżę logistyczną przed wyzwaniem, które na stałe zmieniło międzynarodową wysyłkę.
Dla Spring GDS nie była to kwestia stanowiska politycznego, ale praktycznego działania. Jak pomóc klientom w dalszym sprawnym nadawaniu przesyłek między Wielką Brytanią a Europą? Transport, który wcześniej odbywał się bez dodatkowych formalności, zaczął wymagać nowych procedur celnych, dodatkowych danych i innych procesów operacyjnych.
Zmiany nie zostały wprowadzone wraz z gotowym rozwiązaniem. Przepisy nadal się kształtowały, terminy ulegały przesunięciom, a firmy próbowały zrozumieć, jaki wpływ będzie to miało na ich działalność. Nie można było jeszcze przewidzieć ostatecznych skutków biznesowych, ale było jasne, że logistyka transgraniczna stanie się bardziej złożona i w coraz większym stopniu zależna od prawidłowych danych.
Spring GDS odpowiedziało na tę sytuację, łącząc pracowników z różnych części organizacji oraz dotychczasową wiedzę z nowymi kompetencjami w zakresie obsługi celnej. Sytuacja, która początkowo była niepewna i bardzo złożona, stała się okazją do wzmocnienia usług oraz pokazania, co można osiągnąć dzięki współpracy.
Dziesięć lat później stworzone wówczas rozwiązanie w zakresie odprawy celnej stanowi ważny element usług transgranicznych oferowanych przez firmę. Stało się także przykładem sukcesu, do którego zespół często się odwołuje. Podejście Spring GDS do zmian, siła zbudowanych partnerstw oraz zaangażowanie pracowników pozwoliły przekształcić ambitny pomysł w skuteczne rozwiązanie odpowiadające na potrzeby klientów. Był to również ważny moment dla rozwoju współpracy między zespołami w całej branży.
Szansa ukryta w złożoności
Wprowadzenie nowych wymogów celnych spowodowało utrudnienia na każdym etapie transportu transgranicznego, zarówno w przypadku przesyłek do Wielkiej Brytanii, jak i wysyłanych z tego kraju:
- klienci musieli poznać nowe obowiązki i przekazywać dodatkowe informacje,
- procesy operacyjne wymagały dostosowania do nowych zasad fizycznej obsługi przesyłek,
- systemy technologiczne musiały obsługiwać nowe rodzaje danych,
- transport i doręczenie musiały zostać skutecznie połączone z procesem realizacji formalności celnych.
Dla Spring GDS złożoność nie jest jednak przeszkodą. To właśnie w takich sytuacjach możemy zaoferować klientom największą wartość.
Abbi Swindin, Central Project Manager and Designer odpowiedzialna za rozwiązania celne w 2016 roku, mówi:
„Tam, gdzie pojawiają się złożoność i utrudnienia, pojawia się także szansa dla Spring GDS. Wiedzieliśmy, że Brexit spowoduje ogromne zakłócenia. Musieliśmy odpowiedzieć sobie na pytanie, jak przekształcić te utrudnienia w coś wartościowego dla naszych klientów.”
Wymagało to spojrzenia na wyzwanie z perspektywy klienta. Klienci niekoniecznie chcieli samodzielnie zarządzać wieloma procedurami celnymi ani znać wszystkie ich techniczne elementy. Potrzebowali rzetelnego partnera, który zapewni im wsparcie, połączy odpowiednie usługi i zadba o możliwie spójną obsługę.
Biorąc odpowiedzialność za połączenie procesów celnych, danych, transportu, operacji i doręczenia, Spring GDS przekształciło trudny wymóg regulacyjny w usługę w pełni zgodną z przepisami. Dzięki temu mogliśmy wspierać międzynarodowy rozwój naszych klientów i pomagać im z większą pewnością przejść przez zachodzące zmiany.
Wspólne rozwiązanie stworzone w całym Spring GDS
Chociaż odprawa celna znajdowała się w centrum projektu, nie była to wyłącznie inicjatywa zespołu celnego. Zmiany dotyczyły niemal wszystkich zespołów zaangażowanych w sieć Spring GDS i wymagały wiedzy z różnych części organizacji.
Dla Abbi szeroki zakres tego zaangażowania jest jednym z najważniejszych wniosków z całego projektu:
„Największą różnicę zrobiło zaangażowanie wielu zespołów, z których każdy wniósł własną specjalistyczną wiedzę. Marketing pomógł klientom zrozumieć zachodzące zmiany, zespół produktowy przygotował dział sprzedaży, IT przekształciło projekt w działające rozwiązanie, dział zakupów współpracował z nowymi i dotychczasowymi dostawcami, a zespoły handlowe zadbały o to, aby tworzone rozwiązanie było opłacalne. Każdy miał swoją rolę do odegrania”.
Rozwiązanie miało jeden cel, ale powstało dzięki wielu różnym perspektywom. Jego sukces wynikał ze współpracy zespołów nad wspólnym rezultatem dla klienta, a nie z niezależnych działań jednego działu. Każda część firmy pomogła przekształcić początkowy pomysł w rozwiązanie zgodne z przepisami, możliwe do wdrożenia i opłacalne w dłuższej perspektywie.
Elastyczność oparta na jasno określonym celu
Projekt pokazał również istotną różnicę między szybkim działaniem a działaniem z jasno określonym celem. W całym tym okresie planowane daty wdrożenia oraz szczegóły przepisów wciąż się zmieniały. Zespoły przygotowywały się do określonego terminu, który następnie, często w ostatniej chwili, był przesuwany. Informacje przekazywane przez organy celne były zwykle bardzo techniczne, a mimo to pozostawiały przestrzeń do interpretacji.
Spring GDS musiało więc zachować elastyczność, nie reagując jednocześnie niepotrzebnie na każdy komunikat. Wymagało to cierpliwości i właściwej oceny sytuacji przez ekspertów, a także nadania projektowi odpowiedniego priorytetu i zapewnienia niezbędnych zasobów. Zespół mógł dostosowywać zasoby do zmieniających się terminów. Jednocześnie wsparcie prawne i koncentracja organizacji na zgodności z przepisami wyznaczały jasne ramy podejmowania decyzji.
W tym przypadku elastyczność nie oznaczała szybkości za wszelką cenę. Chodziło o stworzenie warunków, w których odpowiednie osoby mogły podejmować świadome decyzje, wyciągać wnioski z testów i dostosowywać działania, nie tracąc z oczu wymogów regulacyjnych ani potrzeb klienta.
Kelly van der Weg, Solutions Director w Spring GDS Europe w 2016 roku, porównał ten proces do gotowania bez pełnej wiedzy i gotowego przepisu. Klienci, wewnętrzni specjaliści i zewnętrzni eksperci dzielili się wiedzą, która pomogła stworzyć rozwiązanie odpowiednie na dłużej. Jak powiedział:
„Zbudowało to duże zaufanie. Prowadziliśmy klientów przez cały proces lub angażowaliśmy ich w projektowanie rozwiązania. Niektórzy z nich naprawdę pomogli nam, przedstawiając swoje potrzeby, dzięki czemu mogliśmy właściwie dobrać poszczególne elementy rozwiązania”.
Odprawa celna, dane i doręczenie
Chociaż klient korzysta z jednej połączonej usługi, za rozwiązaniem w zakresie odprawy celnej stoi wiele różnych działań.
Klienci przygotowują wymagane informacje dla każdego produktu i łączą je w elektroniczny manifest. Spring GDS otrzymuje te dane w formie wcześniejszego powiadomienia wraz z fizycznym wolumenem przesyłek. Następnie przesyłka może zostać dopasowana do manifestu, a odpowiednie dane, w tym informacje IOSS, jeśli mają zastosowanie, zostają zweryfikowane.
Przesyłki są konsolidowane i przygotowywane do transportu z Londynu do miejsca odprawy celnej w Holandii. Tam odbywa się kontrola importowa, w tym wymagane kontrole celne. Po zakończeniu niezbędnych procesów przesyłki mogą zostać zeskanowane i przekazane do kolejnej części sieci, która odpowiada za ich doręczenie w Europie.
Za całą tą drogą stoi skoordynowane połączenie jakości danych, technologii, wiedzy celnej, transportu, procesów operacyjnych i doręczenia.
Pokazuje to, dlaczego odprawa celna nie może funkcjonować niezależnie od pozostałej części sieci logistycznej. Musi być skutecznie połączona z każdym kolejnym etapem drogi przesyłki. Rolą Spring GDS było i nadal jest łączenie wszystkich tych elementów, aby cały proces był dla klientów bardziej przystępny i spójny.
Ciągłe dostosowywanie usług do potrzeb klientów
Jednym z najważniejszych wniosków z tego doświadczenia jest to, że reagowanie na zmiany regulacyjne nie jest jednorazowym działaniem. Jak ujął to Neil Hague, Commercial Director w Spring GDS UK:
„Zaczęliśmy od słuchania klientów. Stale wskazywali trzy rzeczy, których potrzebowali: prostoty, przejrzystości i niezawodności”.
Pierwsza odpowiedź na nowe wymagania stworzyła ważną podstawę, ale rozwiązanie nadal rozwijało się wraz ze zmianami przepisów i oczekiwań klientów. Początkowo Spring GDS opracowało rozwiązania do bezpośredniej odprawy celnej dla kluczowych rynków, takich jak Holandia, Francja, Niemcy i Hiszpania. Ostatecznie klienci oczekiwali jednego punktu wejścia, przez który mogliby docierać do odbiorców w całej Europie. Ze względu na obowiązujące przepisy wiązało się to jednak z kolejnymi wyzwaniami.
Po późniejszych zmianach w zakresie podatku VAT i przepisów celnych Spring GDS przeprowadziło kolejne wdrożenie. Umożliwiło ono eksport przesyłek z Wielkiej Brytanii i ich import do Europy przez główny hub w Holandii. Następnie przesyłki były przekazywane do dalszej części sieci i transportowane do miejsca docelowego. Dzięki temu klienci otrzymali jeden europejski punkt wejścia, zamiast organizować oddzielne procesy dla poszczególnych krajów docelowych.
Rozwój ten odzwierciedla szersze podejście Spring GDS do zmian. Celem nie jest stworzenie jednego, niezmiennego rozwiązania na przyszłość. Chodzi o rozwijanie usług, partnerstw i kompetencji, które mogą zmieniać się wraz z przepisami i potrzebami klientów.
Otwartość na zmiany jako podstawa rozwiązania
W trakcie całej transformacji szczególnie wyróżniała się gotowość zespołu do podejmowania szans, elastycznego działania oraz rozpoznawania właściwego momentu na wykonanie kolejnego kroku. Zespół tworzyły osoby otwarte na nowe pomysły, gotowe kwestionować dotychczasowe procesy i rozwijać kompetencje, których organizacja wcześniej nie potrzebowała.
Spring GDS dysponowało już silną siecią partnerów świadczących usługi pocztowe, transportowe i doręczenia ostatniej mili. Jednym z wyzwań było jednak połączenie tych sprawdzonych usług z nowymi komercyjnymi możliwościami w zakresie obsługi celnej.
Dzięki współpracy z wieloma ekspertami z branży Spring GDS zbudowało zaufaną sieć specjalistów, która pomogła stworzyć skuteczne rozwiązanie odpowiadające na trwające zmiany.
Jak podkreśla Abbi, to właśnie otwartość Spring GDS na zmiany była podstawą realizacji tych pomysłów:
„Moim zdaniem jednym z najważniejszych powodów naszego sukcesu była otwartość ludzi na zmiany. Czasami przedstawia się zupełnie nowe pomysły lub możliwości, których wcześniej nie mieliśmy, i początkowo mogą one brzmieć nieco szalenie. Jednak dzięki odpowiedniej wiedzy, otwartemu podejściu i gotowości do zmian można przekształcić takie pomysły w rzeczywistość”.
Połączenie doświadczenia i swobody działania pozwoliło Spring GDS nie tylko wdrożyć rozwiązanie, ale również wykorzystać dotychczasowe mocne strony firmy do stworzenia usługi, która nadal odgrywa ważną rolę. Otwartość na zmiany nie oznaczała wyłącznie zaakceptowania, że podczas transformacji proces będzie wyglądał inaczej. Oznaczała aktywne poszukiwanie sposobów, w jakie firma może dostosować się do rynku i zapewnić klientom nową wartość.
Jakie wnioski Spring GDS wyciągnęło z tego projektu?
Dziesięć lat po referendum w sprawie wyjścia Wielkiej Brytanii z Unii Europejskiej rozwiązanie w zakresie odprawy celnej jest czymś znacznie więcej niż tylko odpowiedzią na zmianę przepisów.
To historia o tym, jak pracownicy z całego Spring GDS wykorzystali swoją wiedzę, aby wspólnie zmierzyć się z jednym wyzwaniem. Pokazuje, jak lokalne doświadczenie, centralne wsparcie, wiedza o potrzebach klientów i partnerstwa zewnętrzne mogą połączyć się w rozwiązanie, którego żaden pojedynczy zespół nie byłby w stanie stworzyć samodzielnie.
Jak powiedział Neil:
„Obecnie wysyłamy więcej paczek niż przed Brexitem. To doskonały przykład tego, jak dostosowanie się do zmian może prowadzić do rozwoju. Jedną z naszych kluczowych wartości jest Better Together i to doświadczenie naprawdę pokazało jej znaczenie w praktyce”.
Projekt pokazał również, jak ważna jest jasna komunikacja. Rozwiązanie zgodne z przepisami nie byłoby wystarczające, gdyby klienci nie rozumieli, co się zmienia i w jaki sposób usługa będzie świadczona w spójny sposób.
Doświadczenie to potwierdziło, że skuteczna transformacja wymaga współpracy wszystkich części organizacji. Potrzebny jest również zespół ekspertów gotowych do zmian i dostosowywania działań, aby umożliwić dalszy rozwój. Projekt pokazał, że Spring GDS nie musi znać wszystkich odpowiedzi od samego początku, aby pewnie iść naprzód. Silne partnerstwa i otwarte podejście mogą wyznaczać kierunek nawet wtedy, gdy otoczenie pozostaje niepewne.
Trwałym efektem projektu jest więc nie tylko usługa odprawy celnej. To również wiedza wypracowana przez zespoły oraz pewność zdobyta dzięki poradzeniu sobie z wyzwaniem o tak dużej skali.
Złożona i nieznana wcześniej sytuacja stała się szansą na rozwinięcie kompetencji Spring GDS w nowym otoczeniu. Pozwoliła zespołowi stworzyć, jak określił to Kelly van der Weg, „jedno z najbardziej atrakcyjnych komercyjnie rozwiązań dla klientów dostępnych na rynku”.
Branża logistyczna nigdy nie stoi w miejscu. Jest w ciągłym ruchu, co potwierdzają niedawne zmiany celne w Stanach Zjednoczonych i Unii Europejskiej. Decyzja Wielkiej Brytanii o opuszczeniu UE nie była jednorazową zmianą. Była wyzwaniem, które wpłynęło na sposób pracy zespołów w całej firmie. Gdy logistyka transgraniczna staje się bardziej złożona, Spring GDS łączy ludzi, partnerów i specjalistyczną wiedzę, aby zapewnić klientom prostsze i bardziej przejrzyste rozwiązania.