A dieci anni dal voto a favore dell’uscita dall’Unione Europea: trasformare la complessità doganale in un’opportunità
Dieci anni fa, il voto del Regno Unito a favore dell’uscita dall’Unione Europea ha posto il settore della logistica di fronte a una sfida che ha rivoluzionato il mondo delle spedizioni internazionali.
Per Spring GDS, la questione non era di natura politica, ma riguardava l’aspetto pratico: come potevamo aiutare i clienti a continuare a effettuare spedizioni tra il Regno Unito e l’Europa? I movimenti, che prima avvenivano senza intoppi, avrebbero ora richiesto nuove formalità doganali, dati aggiuntivi e processi operativi diversi.
I cambiamenti non sono stati introdotti con una soluzione già pronta. Le normative erano ancora in fase di elaborazione, le scadenze cambiavano e le aziende cercavano di capire in che modo ne sarebbero state influenzate. L’impatto commerciale finale non era ancora prevedibile, ma era chiaro che la logistica cross-border sarebbe diventata più complessa e sempre più dipendente da dati accurati.
Spring GDS ha reagito riunendo persone provenienti da tutta l’organizzazione, combinando le competenze esistenti con nuove capacità in materia doganale. Quella che era iniziata come una situazione incerta e altamente complessa si è trasformata in un’opportunità per rafforzare i servizi e dimostrare cosa si può ottenere attraverso la collaborazione.
A distanza di dieci anni, la soluzione di sdoganamento che ne è scaturita costituisce una parte importante dei servizi transfrontalieri offerti dall’azienda. Tuttavia, è diventata anche un caso di successo a cui il team fa spesso riferimento. L’approccio di Spring GDS nei confronti del cambiamento, la solidità delle partnership instaurate e le persone che compongono l’azienda hanno permesso a un’idea ambiziosa di evolversi in una solida soluzione incentrata sul cliente, diventando un punto di riferimento per il modo in cui i team di tutto il settore collaborano tra loro.
Trovare opportunità nella complessità
L’introduzione di nuovi requisiti doganali ha creato attriti in ogni fase del percorso cross-border, sia per le spedizioni da che verso il Regno Unito.
- I clienti dovevano comprendere i nuovi obblighi e fornire informazioni aggiuntive.
- Le operazioni dovevano adattarsi ai nuovi processi fisici.
- La tecnologia doveva supportare nuove forme di dati.
- I trasporti e le consegne dovevano integrarsi efficacemente con il processo di implementazione doganale.
Per Spring GDS, tuttavia, la complessità non è vista come un ostacolo, ma come l’ambito in cui è possibile aggiungere il massimo valore.
Si potrebbe suddividere la frase introduttiva «L’introduzione di nuovi requisiti doganali ha creato attriti in ogni fase del percorso transfrontaliero», aggiungendo qualcosa del tipo «per le spedizioni da e verso il Regno Unito» e poi suddividere i punti di attrito in una serie di elenchi puntati.
Abbi Swindin, Central Project Manager and Designer for the Customs Solutions 2016, afferma:
«Laddove vi sono complessità e attriti, vi è un’opportunità per Spring GDS. Sapevamo che la Brexit avrebbe causato enormi sconvolgimenti. La domanda a cui dovevamo rispondere era: come potevamo trasformare questi sconvolgimenti in qualcosa di prezioso per i nostri clienti?»
Ciò significava affrontare la sfida dal punto di vista del cliente. I clienti non volevano necessariamente gestire molteplici procedure doganali né comprendere ogni aspetto tecnico che le sottendeva. Desideravano un partner affidabile in grado di fornire indicazioni, collegare i servizi pertinenti e creare un’esperienza il più possibile coerente.
Assumendosi la responsabilità di integrare procedure doganali, dati, trasporti, operazioni e consegne, Spring GDS ha trasformato un requisito normativo complesso in un servizio pienamente conforme. Sostenendo la crescita internazionale, siamo riusciti ad accompagnare i nostri clienti attraverso i cambiamenti con fiducia.
Una soluzione condivisa realizzata con Spring GDS
Sebbene lo sdoganamento fosse al centro del progetto, questa non è mai stata solo un’iniziativa doganale. Ha coinvolto quasi tutti i team della rete Spring GDS e ha richiesto competenze provenienti da tutta l’organizzazione.
Per Abbi, l’ampiezza di tale contributo è una delle riflessioni più importanti tratte da questa esperienza:
«Ciò che ha davvero fatto la differenza è stato il coinvolgimento di così tanti team diversi, ognuno dei quali ha apportato le proprie competenze funzionali. Il marketing ha reso i cambiamenti comprensibili per i nostri clienti, il reparto prodotti ha preparato le vendite, l’IT ha trasformato il progetto in qualcosa di funzionante, l’approvvigionamento ha collaborato sia con i fornitori nuovi che con quelli esistenti, e i nostri team commerciali si sono assicurati che ciò che stavamo realizzando fosse fattibile. Ognuno aveva un ruolo da svolgere».
La soluzione avrà anche avuto un unico obiettivo, ma è stata creata attraverso molteplici prospettive. Il suo successo è derivato dal fatto che i team hanno lavorato per raggiungere un risultato condiviso a beneficio del cliente, piuttosto che da un singolo reparto che sviluppasse qualcosa in modo indipendente. Ogni parte dell’azienda ha contribuito a trasformare l’idea iniziale in qualcosa di conforme, fattibile e commercialmente sostenibile.
Agilità guidata da uno scopo
In questo contesto, “agilità” non significava velocità a tutti i costi. Significava creare un ambiente in cui le persone giuste potessero prendere decisioni informate, imparare dai test e adattarsi senza perdere di vista la conformità o il cliente.
Kelly van der Weg, Solutions Director di Spring GDS Europe 2016, ha paragonato il processo alla cucina senza possedere già tutte le conoscenze o una ricetta completa. I clienti, i professionisti interni e gli specialisti esterni hanno contribuito ciascuno con le proprie conoscenze alla creazione di una soluzione più sostenibile. Ha affermato:
«Accompagnare i nostri clienti passo dopo passo o coinvolgerli in questo processo di progettazione ha creato molta fiducia. E alcuni di loro ci hanno davvero aiutato, con le loro esigenze, a definire la scelta della soluzione nel modo giusto».
Dazi doganali, dati e consegna
Sebbene il cliente abbia a che fare con un unico servizio integrato, dietro la soluzione di sdoganamento si celano numerose attività diverse. I clienti preparano le informazioni richieste per ogni articolo e le raggruppano in un manifesto elettronico. Spring GDS riceve questi dati sotto forma di pre-avviso insieme al volume fisico. La spedizione può quindi essere abbinata al manifesto e i dati pertinenti convalidati, comprese le informazioni IOSS, ove applicabili.
Gli articoli vengono raggruppati e preparati per il trasporto da Londra, nel Regno Unito, al punto di sdoganamento nei Paesi Bassi. Vengono effettuati i controlli all’importazione, compresi i relativi controlli doganali. Una volta completata la procedura richiesta, gli articoli possono essere scansionati e inseriti nella rete di distribuzione per la consegna in tutta Europa.
Dietro questo percorso si cela una combinazione coordinata di qualità dei dati, tecnologia, conoscenza delle procedure doganali, trasporto, elaborazione operativa e consegna.
Ciò illustra perché lo sdoganamento non può essere considerato separatamente dal resto della rete logistica. Deve operare in modo efficace a fianco di ogni altra fase del percorso del pacco. Il ruolo di Spring GDS era, ed è tuttora, quello di riunire questi elementi, rendendo il processo complessivo più accessibile e coerente per i clienti.
Adattamento costante alle esigenze dei clienti
Una delle lezioni più chiare tratte da questa esperienza è che rispondere ai cambiamenti normativi non è un’attività una tantum. Come ha affermato Neil Hague, Commercial Director di Spring GDS UK:
“Abbiamo iniziato ascoltando i clienti. Ci hanno ripetutamente detto di volere tre cose: semplicità, trasparenza e affidabilità”.
La risposta iniziale ha gettato basi importanti, ma la soluzione ha continuato a evolversi di pari passo con i cambiamenti normativi e le aspettative dei clienti. Spring GDS ha inizialmente sviluppato soluzioni di sdoganamento diretto per mercati chiave quali Paesi Bassi, Francia, Germania e Spagna. I clienti, in definitiva, desideravano un unico punto di accesso attraverso il quale poter raggiungere destinazioni in tutta Europa, sebbene le condizioni normative comportassero ulteriori sfide.
A seguito di successive modifiche in materia di IVA e dogane, Spring GDS ha realizzato un’ulteriore implementazione, grazie alla quale le spedizioni potevano essere esportate dal Regno Unito e importate in Europa attraverso l’hub principale nei Paesi Bassi. Le spedizioni venivano poi convogliate sulla rete di collegamento verso la loro destinazione finale. Ciò ha offerto ai clienti un unico punto di ingresso europeo, evitando la necessità di accordi separati per le singole destinazioni.
Questo sviluppo riflette l’approccio più ampio di Spring GDS nei confronti del cambiamento. L’obiettivo non è quello di creare un’unica soluzione fissa per il futuro prevedibile, bensì di sviluppare servizi, partnership e competenze in grado di evolversi di pari passo con la normativa e l’attenzione al cliente.
Lo spirito di cambiamento alla base della soluzione
Tra tutte le svolte incontrate durante la trasformazione, ciò che è davvero emerso è stato lo spirito del team nel correre dei rischi, nell’essere agile, ma anche nel riconoscere il momento giusto per compiere quel salto. Il team era composto da persone disposte a prendere in considerazione idee insolite, a mettere in discussione i processi esistenti e a sviluppare competenze che l’organizzazione non aveva mai richiesto in precedenza.
Sebbene Spring GDS disponesse già di una solida rete di partner nei settori postale, dei trasporti e delle consegne dell’ultimo miglio, una delle sfide consisteva nel collegare quei servizi consolidati con le nuove competenze in materia di dogana commerciale.
Grazie alla collaborazione con numerosi esperti del settore, Spring GDS ha sviluppato una rete affidabile di specialisti per arrivare a una soluzione efficace e di successo per i cambiamenti in atto.
Come afferma Abbi, è stata proprio l’apertura al cambiamento di Spring GDS a rivelarsi fondamentale per rendere possibili quelle idee:
«Per me, uno dei motivi fondamentali del nostro successo è stata l’apertura delle persone al cambiamento. A volte si propongono idee o competenze completamente nuove, mai avute prima, e inizialmente potrebbero sembrare un po’ folli. Ma con le competenze giuste, una mentalità aperta e quello spirito di cambiamento, è possibile trasformare quelle idee in realtà».
Questa combinazione di esperienza e libertà ha permesso a Spring GDS non solo di portare avanti la soluzione, ma anche di sfruttare i punti di forza esistenti dell’azienda per creare un prodotto che è ancora oggi parte integrante della sua attività. Lo spirito di cambiamento non consisteva semplicemente nell’accettare che il processo sarebbe stato diverso durante la trasformazione, ma significava esplorare attivamente come l’azienda potesse adattarsi al mercato e fornire nuovo valore ai clienti.
Nel riflettere sulla soluzione, quali insegnamenti ha tratto Spring GDS?
A dieci anni dal voto a favore della Brexit, la soluzione per lo sdoganamento rappresenta molto più di una semplice risposta a un evento normativo.
È la storia di come le persone di Spring GDS abbiano messo a frutto le proprie competenze per affrontare una sfida comune. Dimostra come le conoscenze locali, il supporto centrale, la comprensione delle esigenze dei clienti e le partnership esterne possano unirsi per creare qualcosa che nessun team sarebbe in grado di realizzare da solo.
Come ha affermato Neil:
«Oggi spediamo più pacchi rispetto a prima della Brexit, il che è un ottimo esempio di come l’adattamento al cambiamento possa portare alla crescita. Uno dei nostri valori chiave è “Better Together” (Meglio insieme), e questa esperienza lo ha davvero messo in pratica».
Ciò dimostra ulteriormente l’importanza di una comunicazione chiara. Una soluzione tecnicamente conforme non sarebbe stata sufficiente se i clienti non avessero potuto comprendere cosa stesse cambiando o come ciò potesse essere garantito in modo coerente.
L’esperienza ha confermato che le trasformazioni di successo richiedono la collaborazione di ogni parte dell’organizzazione, guidata da un team di esperti disposti a cambiare e ad adattarsi per consentirci di crescere. Il progetto ha dimostrato che Spring GDS non ha bisogno di avere tutte le risposte fin dall’inizio per andare avanti con fiducia. Partnership solide e una mentalità aperta possono fornire una direzione anche quando il contesto generale rimane incerto.
Il successo duraturo non risiede quindi solo nel servizio di sdoganamento che ne è scaturito, ma anche nelle conoscenze sviluppate dai vari team e nella fiducia acquisita grazie al superamento di una sfida di questa portata.
Quella che era iniziata come una situazione complessa e poco familiare si è trasformata in un’opportunità per ampliare le capacità di Spring GDS all’interno di un nuovo contesto, consentendo al team di realizzare «una delle soluzioni commercialmente più attraenti per i clienti presenti sul mercato» (Kelly van der Weg).
Il settore della logistica è un settore in continua evoluzione, un ciclo in costante movimento, come continuiamo a constatare con i recenti cambiamenti doganali sia negli Stati Uniti che nell’Unione Europea. Il voto del Regno Unito a favore dell’uscita dall’Unione Europea non è stato un cambiamento isolato, ma una sfida che ha ormai plasmato il modo in cui operano i team in tutta l’azienda. Quando la logistica internazionale diventa più complessa, Spring GDS riunisce persone, partner e competenze per offrire semplicità e chiarezza.