Informativa di Spring sulla privacy

Nella presente informativa sulla privacy spieghiamo le modalità di raccolta e utilizzo dei dati personali dell’Utente. La presente informativa sulla privacy si applica a tutti i dati personali dell’Utente che elaboriamo quando lo stesso utilizza i nostri prodotti e servizi (inclusi i nostri servizi online), visita il nostro sito web, utilizza la nostra assistenza clienti o interagisce in altra forma con Spring. L’informativa sulla privacy si applica a tutte le aziende e i servizi (inclusi tutti i servizi online) che presentano il logo Spring.

Spring rispetta la privacy e riconosce che un trattamento lecito e adeguato dei dati personali è un’importante responsabilità sociale e dichiara che si adopererà al fine di proteggere i suddetti dati personali. La presente informativa sulla privacy si applica a tutti i dati personali che elaboriamo relativamente ai nostri clienti e fornitori potenziali, attuali e passati, nonché all’uso da parte dell’Utente dei nostri prodotti e servizi, del nostro sito web https://www.spring-gds.com/it/ o a qualsiasi altra interazione commerciale con entità Spring (nel prosieguo del testo indicati con: l’“Utente”). Nella presente informativa sulla privacy spieghiamo quali dati personali raccogliamo e le modalità con cui li utilizziamo. L’utente è quindi invitato a leggerla attentamente.

1. CHI SIAMO

Siamo Spring Global Delivery Solutions (nel prosieguo del testo indicata con: “Spring”) e la nostra entità giuridica è G3 WORLDWIDE MAIL (ITALY) S.r.l., con sede legale in via Manzoni 19 – I-22070 Montano Lucino (CO) (Italia). Facciamo parte del gruppo PostNL, con sede a L’Aja (Paesi Bassi). I riferimenti a “Spring”, “noi” e “nostro/a” all’interno della presente informativa, si riferiscono, in base al contesto, in via congiunta a G3 Worldwide Mail N.V., con sede in Prinses Beatrixlaan 23, NL-2595 AK, L’Aja (Paesi Bassi) (nel prosieguo del testo indicata con: “Spring Paesi Bassi”) e G3 Worldwide Mail (Italy) S.r.l. (nel prosieguo del testo indicata con: “Spring Italia”). Siamo responsabili della raccolta e dell’utilizzo dei dati personali dell’Utente secondo le modalità descritte nella presente informativa sulla privacy.

Qualora l’Utente voglia esercitare i propri diritti, quali il diritto di accesso, di rettifica, di cancellazione, di limitazione, di opposizione o di portabilità dei dati personali, oppure di revoca del consenso, o nel caso in cui l’Utente abbia domande relative al trattamento dei propri dati personali, è possibile contattarci come indicato al paragrafo 12 “Dati di contatto per le richieste relative alla privacy”.

2. QUALI DATI PERSONALI RACCOGLIAMO E CON QUALI MODALITÀ

Sono da intendersi come “dati personali” tutte le informazioni relative all’Utente o ai clienti degli stessi che identificano l’Utente o i loro clienti direttamente a partire da tali informazioni o indirettamente facendo riferimento ad altre informazioni alle quali abbiamo accesso. I dati personali che raccogliamo e il modo in cui li raccogliamo dipendono dal modo in cui l’Utente interagisce con noi.

Conserviamo i dati personali di chiunque sia stato in contatto diretto o indiretto con noi. Un esempio di contatto indiretto è il caso in cui un Utente ordina un articolo da un rivenditore online e Spring consegna a domicilio il pacco oppure coordina la consegna con partner locali per la consegna. In questo caso l’Utente non ha condiviso direttamente con noi il proprio indirizzo, ma noi lo riceviamo dal rivenditore al quale l’Utente ha fornito i propri dati personali.

Le categorie di dati personali che raccogliamo includono:

Recapito di posta
Alcuni esempi di dati che elaboriamo: nome, indirizzo
Recapito di pacchi
Alcuni esempi di dati che elaboriamo: nome, indirizzo, informazioni di contatto per la tracciabilità (ad es., indirizzo di posta elettronica, numero di telefono), informazioni doganali aggiuntive (tipo di merce, valore).
Resi internazionali
Tale servizio permette ai clienti finali dell’Utente di effettuare il reso di articoli. Essi forniscono dati personali che ci permettono di creare un’etichetta di reso da collocare sul pacchetto e che viene utilizzata per dare un preavviso al fornitore del servizio postale locale e per segnalare i resi in arrivo ai nostri clienti. Esempi di dati che elaboriamo: nome, indirizzo, indirizzo di posta elettronica, numero di telefono.
Soluzioni di fulfilment
Per clienti specifici (ad es., i negozi online), teniamo a magazzino le merci e imballiamo e spediamo articoli ai loro clienti. A tale scopo riceviamo informazioni sugli ordini da spedire dai nostri clienti, le quali possono includere i seguenti dati: nome, indirizzo, indirizzo di posta elettronica, numero di telefono, descrizione dell’articolo ordinato, valore dell’articolo ordinato.
Servizio di magazzinaggio
Come parte del servizio conserviamo temporaneamente la posta anziché consegnarla ai clienti finali del nostro Utente. A seguito del periodo di conservazione, tutta la posta verrà consegnata al cliente finale. Alcuni esempi di dati che elaboriamo: nome, indirizzo, indirizzo di posta elettronica.
Strumenti per la spedizione online
È possibile utilizzare questo servizio per inviare pacchi in modo rapido ed efficiente. Esempi di dati che elaboriamo: nome, indirizzo, indirizzo di posta elettronica, numero di telefono, sesso, data di nascita, numero di conto bancario, nome utente e password, accessi dell’utente, indirizzo IP del computer, telefono cellulare o tablet.
Servizio clienti
È possibile contattare i nostri agenti del servizio clienti via telefono e via chat. Memorizzeremo le conversazioni via chat e conserveremo inoltre i dettagli di tutte le chiamate; ciò risulta utile in caso di ulteriore contatto con l’Utente. A volte deleghiamo il nostro servizio clienti a fornitori di servizi terzi, i quali memorizzeranno i dati personali dell’Utente. Tuttavia, conserveranno tali dati solo a beneficio di Spring.
Lavorare con Spring
Qualora si invii una candidatura per un impiego presso Spring, richiederemo informazioni rilevanti rispetto alla candidatura stessa. Chiediamo a tutti i candidati di inviare la domanda attraverso l’apposita sezione presente sul nostro sito web. Elaboreremo i dati personali presenti nel modulo di candidatura online, nella lettera di accompagnamento e nel curriculum vitae. È necessario per noi raccogliere e trattare i dati personali dei candidati al fine di potere elaborare la candidatura per la posizione in questione e per contattare i candidati in relazione alla stessa.
Visite presso le nostre sedi
In caso di visita da parte di Utenti presso uno dei nostri edifici raccogliamo le informazioni necessarie per identificare tali visitatori e per completare i necessari controlli di sicurezza. Possiamo inoltre raccoglierne immagini tramite CCTV.
Account mySpring
Qualora si possegga un account mySpring, i dati personali possono essere utilizzati per molteplici servizi Spring. Teniamo traccia di quali servizi vengono utilizzati e con quale frequenza. Conserviamo a questo scopo il numero di account ID.
Sito web Spring
Quando l’Utente visita il nostro sito web, raccogliamo, conserviamo e utilizziamo automaticamente informazioni tecniche relative alle preferenze di servizio e all’interazione con il nostro sito web. Alcuni esempi dei dati che elaboriamo sono l’indirizzo IP del dispositivo elettronico, dettagli relativi alla visita al sito web (ad es., quando ha luogo la visita, che cosa si stava cercando o quali termini di ricerca sono stati inseriti, quanto tempo è stato trascorso su ciascuna pagina visitata, se sono state scaricate informazioni, se è stato effettuato l’accesso ai nostri strumenti online) e impostazioni dei cookie. Queste informazioni ci vengono inviate dal dispositivo elettronico dell’Utente utilizzando vari cookie. Con il consenso dell’Utente possiamo utilizzare chiavi crittografate per mostrare inserzioni pubblicitarie pertinenti su siti web diversi da quello di Spring.

Per ulteriori informazioni sulle modalità con cui utilizziamo i cookie e su come disattivarli, consultare la nostra informativa sui cookie.

3. PERCHÉ ELABORIAMO I DATI PERSONALI DELL’UTENTE

Vi sono molteplici modalità con cui utilizziamo ed elaboriamo i dati personali dell’Utente, in base a come si interagisce con noi. Qualora l’Utente non ci fornisca i propri dati non saremo in grado di interagire con l’Utente; se ad esempio non ci vengono forniti nome, indirizzo e/o dettagli rilevanti dell’account dell’Utente in caso di utilizzo dei servizi di consegna, non saremo in grado di elaborare il pagamento e/o di consegnare posta o pacchi all’Utente o ai loro clienti finali. Il “trattamento” include la conservazione, l’analisi, l’aggiornamento, la modifica, la cancellazione e l’inoltro.

4. BASE GIURIDICA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DELL’UTENTE

Utilizzeremo i dati personali dell’Utente in modo corretto e qualora vi siano motivi leciti per farlo. Ci è consentito utilizzare i dati personali dell’Utente qualora siamo in possesso del consenso dello stesso o in presenza di altri motivi previsti dalla legge. È possibile revocare il proprio consenso in qualsiasi momento seguendo le istruzioni specifiche relative al trattamento per il quale è stato fornito il proprio consenso, modificando le proprie impostazioni (se presenti) o contattandoci ai recapiti indicati nel paragrafo 12 “Dati di contatto per le richieste relative alla privacy”. Le diverse basi giuridiche delle quali ci avvaliamo sono:

5. QUALE USO FACCIAMO DEI DATI PERSONALI

Utilizzeremo i dati personali dell’Utente in modo corretto e qualora vi siano motivi leciti per farlo. Il nostro uso dei dati personali dipende da come e dove avviene l’interazione con noi, ad esempio:

a. Svolgiamo il nostro lavoro
Spring offre un’ampia gamma di servizi, tra cui:

consegna di pacchi e posta;
resi internazionali;
soluzioni di fulfilment;
strumenti per la spedizione online;
smistamento dati indirizzi di consegna.

Richiediamo dati relativi a nome e indirizzo per tali servizi, spesso sia del mittente sia del destinatario. Richiediamo inoltre informazioni sulla dimensione e il peso dell’oggetto postale. Nell’eventualità di consegne e resi internazionali possiamo inoltre richiedere informazioni correlate alla dogana, quali tipo e valore della merce.

b. Invieremo notifica all’Utente quando il pacco è in transito
Spring offre un’ampia gamma di servizi, tra cui:

Se è stato ordinato un articolo con consegna a domicilio, terremo aggiornati l’Utente e i suoi clienti finali inviando una e-mail contenente lo stato dell’ordine. In alternativa è possibile tracciare lo stato utilizzando la funzione Track & Trace.

c. Ci assicuriamo che il sito web Spring funzioni correttamente
Utilizziamo i dati personali dei visitatori del sito web per analizzare l’utilizzo che fanno del sito web stesso. Utilizziamo i dati dei clienti per assicurarci che il sito operi nel modo più efficace possibile.

d. In alcuni casi condividiamo i dati personali con le autorità
In alcuni casi siamo obbligati a fornire dati personali a varie autorità, quali autorità garanti della concorrenza e del mercato, autorità incaricate dell’applicazione della legge nonché servizi di indagine. Verifichiamo sempre le competenze di tali autorità prima di condividere i dati con esse.

e. Miglioriamo i nostri servizi
Possiamo migliorare i nostri servizi analizzando e aggregando informazioni ricavate dai dati personali. Nell’analizzare tali informazioni utilizziamo quanto più possibile dati anonimi che non possono essere collegati a persone fisiche. Esempi di ciò che creiamo e miglioriamo attraverso queste analisi includono:

miglioramento di pagine e moduli sul nostro sito web;
risoluzione delle cause all’origine di reclami;

sviluppo di nuovi prodotti;
realizzazione di report per altre organizzazioni. Tali report non contengono mai nomi e indirizzi, in quanto le informazioni si riferiscono ad ampi gruppi di utenti (ad es., numeri di pacchi consegnati in una specifica area)

f. Account mySpring
Qualora si possegga un account MySpring e si sia accordato il proprio consenso, viene creato un profilo cliente e vengono combinate le informazioni del profilo con altre informazioni relative allo stesso cliente di cui siamo in possesso, ad es., quanti pacchi vengono inviati su base annuale. Creeremo in seguito un profilo cliente in modo da potere personalizzare il nostro sito web e le e-mail in base alle necessità e agli interessi del cliente stesso; inoltre i nostri dipendenti possono utilizzare il profilo cliente per fornire maggiore assistenza e supporto.

g. Leggiamo i curriculum di chi si candida per lavorare con noi
Qualora ci si candidi per lavorare con noi, è necessario fornire una lettera di accompagnamento e un curriculum al momento della compilazione del nostro modulo di candidatura digitale. Dobbiamo utilizzarne ed elaborarne i dati personali per vari scopi legati al processo di assunzione, tra cui:

verificare l’idoneità del candidato a lavorare con Spring;
contattare il candidato relativamente alla candidatura;
svolgere selezioni, verifiche e colloqui;
tenere un archivio della corrispondenza;
effettuare proposte e fornire contratti di impiego;
per svolgere verifiche precedenti all’assunzione, tra cui la determinazione del diritto legale a lavorare e la verifica di precedenti penali e di solvibilità, laddove pertinente. Per ulteriori informazioni relative alle verifiche che svolgiamo prima dell’assunzione, rivolgersi al referente per le assunzioni; nonché
per assicurarci di soddisfare gli obblighi giuridici e, laddove pertinente, per assicurarci che i nostri processi di assunzione siano corretti.

I dati personali verranno conservati per tutto il tempo necessario all’elaborazione della candidatura e rispettando il relativo periodo di conservazione nel Paese della posizione per la quale ci si candida.

Possiamo continuare a conservare informazioni sul candidato e sulla candidatura anche a seguito del completamento del processo di candidatura, qualora dovessimo consultarle nuovamente in futuro per ulteriori candidature o in caso di assunzione, qualora insorga una controversia relativamente a una candidatura effettuata o per contattare il candidato per lavori potenzialmente adatti che dovessero presentarsi in futuro. Cancelleremo o renderemo anonime le informazioni quando non ne avremo più bisogno, ma possiamo tuttavia continuare a conservarle come informazioni puramente statistiche che non identificano il candidato nello specifico.

Spring condividerà i dati personali dell’Utente soltanto con chi ha necessità giuridica di conoscerli. Durante il processo di assunzione alcuni dei dati personali saranno disponibili solo per professionisti che si occupano delle risorse umane e/o manager incaricati dell’assunzione. Le informazioni nel profilo del candidato (quali i dettagli di contatto) saranno disponibili di default per il personale di Spring che necessita di mettersi in contatto con il candidato stesso e/o di verificarne l’adeguatezza per un ruolo.

Qualora si voglia ritirare la propria candidatura, fare rimuovere le informazioni dal sistema o mettersi in contatto con noi relativamente a future opportunità di assunzione, inviare una e-mail come indicato al paragrafo 12 “Dati di contatto per le richieste relative alla privacy”.

6. CON QUALI ENTITÀ CONDIVIDIAMO I DATI PERSONALI

La nostra politica di accesso interna è molto rigida relativamente al trattamento dei dati personali. Solo un gruppo limitato di personale Spring autorizzato, in caso di necessità di conoscere tali dati personali, avrà accesso ad essi. Tutti i nostri dipendenti hanno firmato un accordo di non divulgazione che rimane in vigore anche dopo che essi hanno abbandonato la società.

Di norma non condividiamo i dati personali con persone fisiche o organizzazioni al di fuori di Spring. Possiamo tuttavia condividere i dati personali con terze parti di fiducia che svolgono funzioni professionali o ci forniscono servizi (ad es., i nostri servizi di consegna in Paesi nei quali lavoriamo con partner per le consegne). Sarà obbligatorio per tali terze parti salvaguardare in modo adeguato i dati personali, sulla base di accordi che rispondono ai requisiti delle leggi applicabili. I dati personali possono inoltre essere condivisi a scopo di indagine (ad es., per prevenire crimini o frodi oppure per rispettare la legge o un’ordinanza giudiziaria).

Le seguenti organizzazioni sono legalmente autorizzate a richiederci i dati personali in casi specifici:

agenzie incaricate dell’applicazione della legge;
istituzioni giudiziarie;
enti di regolamentazione quali le autorità locali preposte alla protezione dei dati;
amministrazioni fiscali e doganali.

7. TRASFERIMENTI INTERNAZIONALI DI DATI PERSONALI

Considerate la natura globale della nostra società, i dati personali possono essere trasferiti a entità Spring e terze parti di fiducia site in Paesi al di fuori dello Spazio economico europeo e le cui leggi potrebbero non prevedere lo stesso livello di protezione dei dati personali. Di conseguenza, i dati personali possono essere trasferiti, conservati e/o trattati in tali Paesi, anche su server situati in essi. A meno che non sia stato espressamente fornito il consenso al trasferimento dei propri dati personali, che tale trasferimento sia necessario all’esecuzione di un contratto concluso con l’Utente o stipulato nell’interesse degli stessi, o che il trasferimento sia altrimenti consentito dalle leggi applicabili sulla protezione dei dati, trasferiremo i dati personali solo a Paesi il cui livello di protezione sia considerato adeguato ai sensi della normativa applicabile sulla protezione dei dati o altrimenti laddove abbiamo messo in atto garanzie adeguate per proteggere i dati personali. Laddove necessario, Spring garantirà che siano in atto le garanzie adeguate per rispondere ai requisiti per il trasferimento internazionale dei dati personali in conformità alle leggi sulla privacy applicabili.

8. PER QUANTO TEMPO CONSERVEREMO I DATI PERSONALI

I dati personali non saranno conservati più a lungo di quanto necessario per adempiere allo scopo per il quale sono stati raccolti, inclusa la conformità con gli obblighi legali e fiscali previsti dalla legislazione locale di Paesi nei quali Spring opera e per la risoluzione di controversie.

In caso di domande relative alla conservazione dei dati personali, contattare il nostro responsabile locale del registro (Record Manager) come indicato al paragrafo 12 “Dati di contatto per le richieste relative alla privacy”.

9. MISURE DI SICUREZZA

Proteggiamo i dati personali e ne garantiamo la sicurezza in conformità alle nostre politiche IT e di sicurezza, in modo che tali dati siano protetti dall’uso e dall’accesso non autorizzati, da modifiche illecite, da perdita e da distruzione. Ci avvaliamo di un solido sistema di gestione della sicurezza delle informazioni volto a proteggere i dati personali.

10. DIRITTI DELL’UTENTE

È possibile contattarci (si veda paragrafo 12 “Dati di contatto per le richieste relative alla privacy”) per esercitare qualsiasi diritto accordato ai sensi delle leggi applicabili in materia di protezione dei dati, inclusi (1) il diritto di accesso ai propri dati, (2) alla rettifica degli stessi, (3) alla loro cancellazione, (4) alla limitazione del trattamento dei propri dati, (5) il diritto a ricevere un file con i propri dati personali e (6) il diritto a opporsi al trattamento e, laddove sia stato richiesto il consenso dell’interessato, a revocare tale consenso. Tali diritti saranno limitati in alcune situazioni. Negheremo, ad esempio, la richiesta di accesso qualora ciò sia necessario per proteggere i diritti e le libertà di altre persone fisiche, o rifiuteremo di cancellare i dati personali qualora il trattamento degli stessi sia necessario per rispettare degli obblighi legali. Il diritto di portabilità dei dati, ad esempio, non si applica nel caso in cui i dati personali non siano stati forniti dall’Utente o se non trattiamo i dati sulla base del consenso dell’interessato o per l’esecuzione di un contratto.

Qualora si desideri esercitare i propri diritti, inviare la propria richiesta ai recapiti indicati nel paragrafo 12 “Dati di contatto per le richieste relative alla privacy”. Potremmo richiedere all’Utente di fornire informazioni supplementari a conferma della propria identità.

Si ha inoltre il diritto di proporre reclamo all’autorità locale per la tutela dei dati – Garante per la Protezione dei Dati Personali; visitare https://www.garanteprivacy.it/ per ulteriori informazioni.

In caso di domande, osservazioni o reclami relativi alla presente informativa sulla privacy, è inoltre possibile contattarci come indicato al paragrafo 12 “Dati di contatto per le richieste relative alla privacy”.

10.1. Diritto di accesso
È possibile chiederci se stiamo o meno trattando dati personali e, in caso affermativo, avere accesso a una copia di tali dati. Nel rispondere a una richiesta di accesso, forniremo inoltre informazioni supplementari quali lo scopo del trattamento, le categorie di dati personali interessate e qualsiasi altra informazioni necessaria per esercitare l’essenza del diritto.

10.2. Diritto di rettifica
Si ha diritto alla rettifica dei propri dati personali nell’eventualità che essi siano inesatti o incompleti. Su richiesta correggeremo dati personali inesatti e, tenuto conto delle finalità del trattamento, integreremo dati personali incompleti, anche richiedendo una dichiarazione integrativa.

10.3. Diritto alla cancellazione
Si ha inoltre il diritto di cancellare i propri dati personali, ovvero alla cancellazione dei dati da parte nostra e, laddove possibile, di qualsiasi altro titolare del trattamento a cui tali dati siano stati precedentemente da noi comunicati. La cancellazione dei dati personali ha luogo solo in casi specifici previsti dalla legge ed elencati nell’articolo 17 del regolamento generale sulla protezione dei dati (“RGPD”). Ciò include situazioni nelle quali i dati personali non siano più necessari in relazione allo scopo iniziale per i quali sono stati trattati nonché altresì situazioni in cui sono stati trattati illecitamente. Il modo in cui gestiamo alcuni servizi può comportare la necessità di più tempo per la cancellazione delle copie di backup dei dati.

10.4. Diritto di limitazione di trattamento
Si ha il diritto di ottenere una limitazione del trattamento dei propri dati personali; ciò comporta la sospensione del trattamento degli stessi da parte nostra per un determinato periodo di tempo. Le circostanze che possono fare emergere tale diritto includono situazioni nelle quali sia stata contestata l’esattezza dei dati personali e sia necessario da parte nostra del tempo per verificarne l’effettiva esattezza o inesattezza. Tale diritto non ci impedisce di continuare a conservare tali dati personali. Invieremo comunicazione all’Utente prima che tale restrizione sia revocata.

10.5. Diritto a ricevere il proprio file (portabilità dei dati)
Il diritto di portabilità dei dati implica la possibilità di richiederci di fornire i dati personali in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e di richiedere la trasmissione diretta di tali dati a un altro titolare del trattamento, qualora tecnicamente possibile. Su richiesta e qualora ciò sia tecnicamente possibile, trasmetteremo i dati personali direttamente a un altro titolare del trattamento.

10.6. Diritto di opposizione
Si ha inoltre il diritto di opporsi al trattamento dei propri dati personali, ovvero di richiedere l’interruzione del trattamento dei propri dati personali. Ciò si applica solo a casi in cui la base dell’interesse legittimo costituisca la base giuridica del trattamento. Qualora si eserciti tale diritto, interromperemo il trattamento dei dati personali volto a tali scopi.

11. IN CHE MODO MANTENIAMO AGGIORNATA LA PRESENTE INFORMATIVA SULLA PRIVACY

L’ultimo aggiornamento della presente informativa sulla privacy è stato effettuato in data 25 maggio 2018 e sostituisce le precedenti versioni. La presente informativa sulla privacy verrà aggiornata periodicamente e ci riserviamo il diritto di modificarla in qualsiasi momento senza preavviso. Controllare con frequenza la presente pagina per rimanere informati su eventuali modifiche.

12. DATI DI CONTATTO PER LE RICHIESTE RELATIVE ALLA PRIVACY

Qualora si voglia esercitare uno dei diritti indicati nel paragrafo 10 “Diritti dell’Utente” o in caso di domande a seguito della lettura della presente informativa sulla privacy, relativamente al nostro utilizzo dei dati personali, contattare il nostro responsabile locale del registro tramite una delle seguenti modalità:

mediante posta elettronica:gdpr.it@spring-gds.com
mediante posta terrestre: Responsabile del registro (GDPR Record Manager), G3 Worldwide Mail (Italy) S.r.l., Via Manzoni 19 – I-22070 Montano Lucino (CO) (Italia).