Jak pisać opisy produktów do odprawy celnej (z przykładami)

Dokładne opisy produktów są obowiązkowym elementem odprawy celnej. Ich prawidłowe przygotowanie to jednak więcej niż formalność związana z wysyłką międzynarodową. Jasne opisy pomagają usprawnić dostawę, ograniczyć koszty i zadbać o pozytywne doświadczenia klientów.

W tym artykule Product Managerowie Spring GDS dzielą się wskazówkami dotyczącymi tworzenia jasnych i prawidłowych opisów produktów do odprawy celnej.

Opis produktu to jasna i zrozumiała informacja o każdym produkcie znajdującym się w przesyłce. Musi być wystarczająco szczegółowy, aby organy celne mogły rozpoznać towar i prawidłowo określić jego klasyfikację taryfową.

Opisem produktu do odprawy celnej nie jest:

• nazwa produktu w sklepie Shopify,
• tytuł oferty na platformie sprzedażowej,
• tekst marketingowy,
• wewnętrzny numer SKU,
• nazwa produktu w katalogu.

Opis powinien natomiast przedstawiać produkt w prosty i rzeczowy sposób.

Pierwszy opis ma przyciągnąć uwagę kupujących. Drugi dokładnie informuje organy celne, jaki produkt znajduje się w przesyłce, i pomaga usprawnić dostawę międzynarodową.

Opis produktu pomaga organom celnym zrozumieć zawartość przesyłki. Jest więc ważnym elementem dostawy międzynarodowej.

Spring GDS wykorzystuje opis produktu przygotowany przez sprzedawcę do zweryfikowania najlepiej dopasowanego dziesięciocyfrowego kodu HS.

Kody HS są zharmonizowane na całym świecie jedynie na poziomie pierwszych sześciu cyfr. Każdy obszar celny dodaje kolejne cyfry stosowane do celów taryfowych, statystycznych i regulacyjnych.

Opisy produktów i kody HS pomagają organom celnym określić, jakie towary są przewożone. Dzięki temu przesyłka może zostać prawidłowo oceniona i obsłużona.

Na podstawie opisu produktu organy celne mogą:

• określić obowiązujące cła i podatki,
• zdecydować, czy przesyłka wymaga dodatkowej kontroli lub dokumentacji,
• zatrzymać przesyłkę na dłużej albo umożliwić jej terminowe doręczenie.

Niejasne lub niepełne opisy mogą prowadzić do nieprawidłowej klasyfikacji, dodatkowych pytań ze strony organów celnych, opóźnień oraz naliczenia nieprawidłowych ceł i podatków. Mogą też powodować problemy związane z obowiązującymi ograniczeniami importowymi i innymi wymaganiami prawnymi.

Popraw opisy produktów, aby ograniczyć ryzyko opóźnień i nieprawidłowego naliczenia ceł.

Opis powinien być:

1. jasny,
2. konkretny,
3. jednoznaczny.

Możesz skorzystać z następującego schematu:

Rodzaj produktu + materiał + najważniejsza cecha, np. przeznaczenie lub zastosowanie, jeśli ma znaczenie dla danego przedmiotu

Opis produktu musi być przygotowany w języku angielskim.

Używaj jasnego i prostego języka. Unikaj lokalnych określeń, skrótów oraz automatycznie przetłumaczonych nazw ofert z platform sprzedażowych. Takie nazwy mogą być niezrozumiałe dla organów celnych.

Podczas tworzenia opisu zadaj sobie pytanie:

„Czy osoba czytająca ten opis może od razu wyobrazić sobie produkt?”

Jeżeli nie, pracownik organu celnego prawdopodobnie również nie będzie w stanie tego zrobić. Osoba sprawdzająca kod HS i opis produktu nie musi znać Twojej branży ani oferowanych przez Ciebie towarów.

Opis powinien umożliwić natychmiastowe rozpoznanie zawartości przesyłki. Pomaga to usprawnić odprawę celną i dostawę międzynarodową.

Poniższe opisy jasno określają produkt i zawierają informacje potrzebne podczas odprawy celnej:

• Men’s knitted 100% cotton t-shirt
• Faux leather shoulder bag
• Ab fitness trainer
• Plastic tablet cover

Przykłady pozostają w języku angielskim, ponieważ w tym języku należy przygotowywać opisy przekazywane organom celnym.

Wiele opisów powodujących problemy podczas odprawy celnej powstaje w wyniku automatycznego kopiowania danych z platform sprzedażowych do systemów wysyłkowych.

Niektóre określenia nie zawierają wystarczających informacji. Są to na przykład:

• gift,
• sample,
• parts,
• accessories,
• equipment.

Zmień opis tak, aby można było od razu rozpoznać zawartość przesyłki.

Według Jeroena Weersa, Product Managera w Spring GDS, systemy celne zwykle ograniczają długość opisu produktu do 44 znaków ze spacjami. Przekroczenie tego limitu może prowadzić do zatrzymania lub opóźnienia przesyłki.

Podanie nazwy marki zamiast ogólnego opisu produktu nie pozwala na jednoznaczne przypisanie kodu HS.

Stosuj opisy, które nie zawierają nazw handlowych.

Jeden wpis celny obejmujący wiele niepowiązanych produktów może powodować niejasności.

Przykład:

• Phone case, charger, toy, notebook, headphones, mug

Każdy odrębny produkt powinien mieć własny opis i odpowiadające mu dane celne.

Niepowiązane ze sobą produkty zakupione oddzielnie należy zgłaszać osobno.

Sprzedawcy oferujący zestawy prezentowe powinni zwracać szczególną uwagę na opisy produktów. Organy celne muszą być w stanie jednoznacznie określić zawartość przesyłki.

Produkty z branży modowej często są wykonane z kilku materiałów. Przykładem mogą być damskie spodnie składające się w 70% z poliestru i w 30% z bawełny.

Przy tworzeniu opisu takiego produktu rozszerz podstawowy schemat o dwie informacje:

• sposób wykonania materiału,
• procentowy skład materiałowy.

Zastosuj następujący schemat:

Rodzaj produktu + sposób wykonania + skład materiałowy (%) + najważniejsza cecha, np. przeznaczenie lub zastosowanie, jeśli ma znaczenie dla tego przedmiotu

Przykład:

Women’s woven trousers 70% polyester.

Jeżeli liczba znaków jest ograniczona, w pierwszej kolejności podaj:

1. rodzaj produktu,
2. sposób wykonania,
3. główny materiał.

Przy przypisywaniu kodu HS szczegółowa klasyfikacja jest zazwyczaj oparta na materiale, który ma największy udział w wadze produktu.

Istotny jest również sposób wykonania produktu tekstylnego, na przykład to, czy materiał jest dziany, szydełkowany czy tkany. Informacja ta może wpływać na klasyfikację według kodu HS.

W przypadku niektórych produktów tekstylnych, takich jak kurtki parki, elementem klasyfikacji może być również masa netto pojedynczego produktu.

Te trzy pola są często mylone, chociaż pełnią różne funkcje:

Kolory, rozmiary i wewnętrzne kody produktów należy umieszczać w odpowiednich polach identyfikatorów produktów. Nie powinny zastępować opisu produktu do odprawy celnej.

Częstym błędem jest umieszczanie rozmiaru, koloru i wewnętrznego kodu produktu w opisie przekazywanym organom celnym.

Kolor, rozmiar i SKU powinny znaleźć się w polach identyfikatorów produktu, a nie w opisie do odprawy celnej.

Dowiedz się więcej o identyfikatorach produktów oraz prawidłowym stosowaniu danych PID, SKU i EAN.

Opis produktu do odprawy celnej musi być zawsze zgodny z kodem HS. Jeżeli opis wskazuje na jeden rodzaj towaru, a kod HS na inny, organy celne mogą poprosić o dodatkowe wyjaśnienia.

Opis produktu do odprawy celnej jest tylko jednym z elementów sprawnej wysyłki międzynarodowej. Firmy e-commerce powinny również podawać następujące informacje.

• Dokładny adres

Podaj pełny adres i wypełnij wszystkie dostępne pola. W odpowiednich przypadkach uwzględnij numer mieszkania, numer budynku i dane dotyczące regionu.

• Dane kontaktowe klienta

Podaj adres e-mail i numer telefonu. Dane te umożliwiają przesyłanie powiadomień dotyczących dostawy i kontakt z klientem podczas transportu przesyłki.

• Prawidłowe kody HS

Używaj kodów klasyfikacyjnych odpowiednich dla danych produktów. Unikaj kodów tymczasowych i zastępczych.

• Kraj pochodzenia

Podaj kraj, w którym produkt został przede wszystkim wyprodukowany lub zmontowany.

• Wymiary i waga przesyłki

Dokładne wymiary i waga pomagają zaplanować transport i wybrać odpowiednią trasę przesyłki.

• Wartość towarów

Informacja ta jest potrzebna do przygotowania zgłoszenia celnego oraz ewentualnego dochodzenia roszczeń odszkodowawczych.

Przed rozpoczęciem wysyłki międzynarodowej sprawdź katalog produktów i odpowiedz na poniższe pytania:

Sprawdzenie danych celnych przed wysyłką pomaga ograniczyć problemy, których można uniknąć na dalszych etapach transportu.

Prawidłowe dane są niezbędne, aby uprościć wysyłkę międzynarodową. W Spring GDS pomagamy firmom e-commerce sprawnie realizować dostawy na rynkach zagranicznych.

Przygotowanie jasnych i dokładnych opisów produktów jest jednym z pierwszych kroków, które firma może podjąć, aby lepiej zarządzać kosztami i usprawnić odprawę celną.

Dzięki jasnym opisom produktów oraz wysokiej jakości danych o przesyłkach sprzedawcy mogą:

• ograniczyć opóźnienia w dostawie,
• uniknąć niepotrzebnych ceł i kosztów,
• uprościć odprawę celną,
• zwiększyć liczbę skutecznych doręczeń przy pierwszej próbie,
• zapewnić klientom lepsze doświadczenia,
• budować pozytywny wizerunek marki,
• zachęcać klientów do kolejnych zakupów i zwiększać ich lojalność.

W Spring GDS wspieramy firmy e-commerce na wszystkich etapach procesu doręczania przesyłek. Jeśli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu odpowiedniego opisu produktu do odprawy celnej, skontaktuj się ze swoim opiekunem handlowym.