Come redigere le descrizioni dei prodotti per la dogana (con esempi)
Descrizioni accurate dei prodotti sono un requisito obbligatorio per lo sdoganamento. Tuttavia, redigere descrizioni di prodotto di qualità non è solo un obbligo procedurale per le transazioni internazionali. È un modo semplice per rendere le tue spedizioni internazionali più agevoli, più convenienti e più vantaggiose per il tuo marchio.
In questo articolo, i Product Manager di Spring GDS condividono i loro consigli su come redigere descrizioni dei prodotti chiare e corrette ai fini doganali.
Che cos’è una descrizione del prodotto ai fini doganali?
Una descrizione del prodotto è una descrizione chiara e redatta in un linguaggio semplice di ogni singolo articolo contenuto in un pacco. Ai fini doganali, la descrizione deve essere sufficientemente specifica da identificare le merci e giustificarne la corretta classificazione tariffaria.
Una descrizione del prodotto non è:
- Il titolo del prodotto su Shopify
- Il titolo dell’inserzione sul marketplace
- Il testo promozionale
- Il codice SKU interno
- Il nome del prodotto nel catalogo
Dovrebbe invece descrivere il prodotto in termini semplici e oggettivi. Ad esempio:
| Descrizione del prodotto errata | Descrizione corretta del prodotto |
|---|---|
| Collezione estiva Premium - Maglietta da donna, blu, taglia XL | Maglietta da donna in cotone al 100% |
La prima descrizione ha lo scopo di attirare i clienti. La seconda garantisce un processo di consegna internazionale senza intoppi, indicando con precisione alla dogana di cosa si tratta.
Perché è importante che le descrizioni dei prodotti siano chiare ai fini doganali
La descrizione del prodotto aiuta le autorità doganali a comprendere meglio le tue spedizioni. Ciò la rende una parte fondamentale del processo di consegna internazionale.
Spring GDS utilizza la descrizione del prodotto fornita dai commercianti per individuare il codice HS a 10 cifre più appropriato. Nota bene: i codici HS sono armonizzati a livello globale solo fino alle prime 6 cifre. Dopo queste 6 cifre, ogni territorio doganale aggiunge le proprie cifre aggiuntive a fini tariffari, statistici e normativi.
Le descrizioni dei prodotti e i codici HS aiutano le autorità doganali a identificare il contenuto della spedizione, in modo da poterla valutare ed elaborare correttamente.
A seconda del contenuto della descrizione del prodotto, le autorità doganali:
- determinare i dazi e le imposte applicabili
- decidere se una spedizione richieda ispezioni aggiuntive o requisiti documentali
- scegliere se trattenere un pacco più a lungo o consentirne la consegna puntuale
Di conseguenza, descrizioni vaghe o incomplete possono comportare una classificazione errata, ulteriori richieste di chiarimenti da parte delle autorità doganali, ritardi, dazi e imposte errati, oppure problemi relativi alle restrizioni all’importazione applicabili e ad altri requisiti normativi.
Descrizioni dei prodotti inadeguate possono far aumentare i costi di spedizione e danneggiare il tuo brand
Prevenite ritardi e calcoli errati dei dazi doganali migliorando le descrizioni dei tuoi prodotti.
Noi di Spring GDS riscontriamo regolarmente casi in cui i prodotti spediti negli Stati Uniti vengono classificati con aliquote d’imposta che arrivano fino al 48%, mentre l’aliquota minima applicabile potrebbe essere del 7,5%. I dazi applicabili dipendono da fattori quali la classificazione HS del prodotto e il paese di origine. Una descrizione chiara e accurata del prodotto favorisce la corretta classificazione delle merci.
Con l’aumento dei controlli normativi, descrizioni dei prodotti vaghe o incomplete rischiano di innescare ulteriori verifiche da parte delle Partner Government Agency statunitensi (PGA), causando ritardi. I nostri team hanno inoltre riscontrato casi in cui le autorità doganali dell’UE hanno bloccato le spedizioni a causa di descrizioni dei prodotti poco chiare.
Descrizioni dei prodotti imprecise che rallentano o complicano il processo di consegna possono influire negativamente sulla percezione del vostro marchio. Spese di spedizione più elevate possono scoraggiare gli acquirenti online se compaiono al momento del pagamento, mentre i ritardi nella ricezione degli ordini riducono le possibilità di acquisti ripetuti. Oppure, se i dazi sono a carico del commerciante, aumentano i costi per la tua azienda per ogni ordine spedito in modo inefficiente.
Dedicare il tempo necessario a garantire che le descrizioni dei prodotti siano chiare e accurate può ridurre i costi di spedizione internazionale, far risparmiare tempo e contribuire alla crescita del tuo brand grazie a un’esperienza di consegna positiva per i tuoi consumatori nei nuovi mercati.
Come scrivere una buona descrizione del prodotto per la dogana
La regola d’oro per redigere una descrizione del prodotto destinata alle autorità doganali è renderla:
- Chiara
- Specifica
- Priva di ambiguità
Una formula semplice è:
Tipo di prodotto + materiale + caratteristica chiave come genere/destinazione d’uso (se pertinente)
La descrizione del prodotto deve essere redatta in inglese. Utilizza un linguaggio chiaro e semplice ed evita termini della lingua locale, abbreviazioni o titoli dei marketplace tradotti automaticamente che potrebbero risultare di difficile comprensione per le autorità doganali.
Mentre redigi la descrizione, chiediti:
«Chi legge questa descrizione riuscirebbe a immaginarsi immediatamente il prodotto?»
Se non ci riesci, probabilmente nemmeno le autorità doganali ci riusciranno. Ricorda che il funzionario doganale che verifica il codice HS ed esamina questa descrizione non è un esperto del tuo settore o dei prodotti che vendi. Deve essere in grado di comprendere immediatamente cosa contiene il pacco per aiutarti a garantire una consegna internazionale senza intoppi.
Esempi di descrizioni chiare dei prodotti per le autorità doganali
Queste descrizioni spiegano chiaramente di cosa si tratta e forniscono informazioni utili per le pratiche doganali:
- Maglietta da uomo in maglia, 100% cotone
- Borsa a tracolla in ecopelle
- Attrezzo per l’allenamento degli addominali
- Custodia in plastica per tablet
Esempi di descrizioni di prodotti che necessitano di miglioramenti
Molte descrizioni dei prodotti che causano problemi alla dogana derivano dalla copia automatica dei dati dei marketplace nei sistemi di spedizione.
Ad esempio:
| Cosa ha inviato il venditore | Perché causa problemi | Descrizione più dettagliata |
|---|---|---|
| ABBIGLIAMENTO (KKFX-3315-BEIGE-XXL) | Descrizione generica caratterizzata da identificatori di prodotto | Camicia da donna in nylon intrecciato |
| GUINZAGLIO CJJJCWGX00096-XXL-NERO | Identificatori di prodotto utilizzati al posto di una descrizione chiara | Guinzaglio per cani in plastica |
| LA CINTURA | Troppo generico, nessuna informazione rilevante | Cintura in tela |
|
ADESIVI DA PARETE E CONTENITORI CESTINI, RETTILI E GIOCHI CUSCINI E RASCHEL |
Prodotti non correlati raggruppati in un’unica descrizione |
Adesivo da parete Cestino portaoggetti Controller |
Errori comuni nella redazione delle descrizioni dei prodotti per la dogana
Utilizzo del linguaggio di marketing
Il linguaggio di marketing aiuta a vendere i prodotti online, ma non aiuta le autorità doganali a capire cosa c'è all'interno di un pacco. Evita espressioni come:
- premium
- di lusso
- bestseller
- di tendenza
- edizione limitata
Quando redigi la descrizione del prodotto per la dogana, includi solo informazioni oggettive.
Essere troppo vago
Alcune descrizioni, da sole, non forniscono informazioni sufficienti. Ad esempio:
- regalo
- campione
- parti
- accessori
- attrezzatura
Modifica la descrizione in modo che sia immediatamente chiaro cosa contiene il pacco. Ad esempio:
| Descrizione generica del prodotto per la dogana | Descrizione corretta del prodotto per la dogana |
|---|---|
| Regalo | Tazza da caffè in ceramica |
| Campione | Campione di tessuto di cotone |
Essere troppo lungo
Secondo Jeroen Weers, Product Manager di Spring GDS, i sistemi doganali limitano solitamente le descrizioni dei prodotti a 44 caratteri, spazi inclusi. Il superamento di tale limite può causare blocchi e ritardi.
L'uso dei nomi dei brand
L'inserimento del nome di un brand al posto di una descrizione generica dei prodotti non consentirà di individuare chiaramente il codice HS. Utilizza descrizioni dei prodotti che evitino di fare riferimento a marchi commerciali. Ad esempio:
| Descrizione del prodotto di marca per la dogana | Descrizione corretta del prodotto per la dogana |
|---|---|
| Scarpe da ginnastica Nike AIRMAX da uomo | Scarpe da corsa da uomo in pelle sintetica |
Come unire più prodotti in un'unica descrizione
Una singola voce doganale che comprende numerosi prodotti non correlati tra loro può creare confusione. Ad esempio:
- Custodia per cellulare, caricabatterie, giocattolo, taccuino, cuffie, tazza
Ogni prodotto distinto dovrebbe avere una propria descrizione e i relativi dati doganali.
E per quanto riguarda le confezioni regalo, i set e i pacchetti?
Una domanda ricorrente da parte delle aziende di e-commerce è come includere un intero set di vendita al dettaglio nella descrizione di un singolo prodotto ai fini doganali.
Un vero e proprio set di vendita al dettaglio può spesso essere descritto come un unico articolo, ad esempio:
- Set di posate in acciaio inossidabile da 12 pezzi
- Set di tre capi di abbigliamento per neonati in cotone
I prodotti non correlati acquistati separatamente devono essere dichiarati separatamente.
I venditori di confezioni regalo devono prestare particolare attenzione alle descrizioni dei prodotti per garantire che le autorità doganali possano comprendere chiaramente il contenuto della spedizione.
E se il prodotto fosse realizzato con materiali diversi?
Un aspetto tipico che i rivenditori di moda devono considerare è quando un prodotto è composto da più di un materiale. Ad esempio: pantaloni da donna realizzati al 70% in poliestere e al 30% in cotone.
Quando redigi le descrizioni di questi articoli, utilizza la struttura di base con due categorie aggiuntive: composizione (tipo di tessuto) e percentuale di composizione del materiale.
Tipo di prodotto + composizione + composizione del materiale (%) + caratteristiche chiave quali genere/destinazione d’uso (se pertinente)
Ad esempio:
Pantaloni da donna in tessuto, 70% poliestere.
Se lo spazio è limitato, dai priorità al tipo di prodotto, alla composizione e al materiale principale.
Quando al prodotto viene assegnato il codice HS, la classificazione specifica si basa solitamente sul materiale che prevale in termini di peso.
Anche la lavorazione di un prodotto tessile, ad esempio se è a maglia, all’uncinetto o tessuto, è importante poiché può influire sulla sua classificazione HS.
Per alcuni prodotti tessili, come i parka, può essere utilizzato anche il peso netto per pezzo come elemento di classificazione.
Descrizione del prodotto vs. codice HS vs. identificativo del prodotto
Questi tre ambiti vengono spesso confusi, ma svolgono funzioni molto diverse:
| Campo | Scopo | Esempio |
|---|---|---|
| Descrizione del prodotto per la dogana | Spiega di cosa si tratta | Maglietta da donna in cotone al 100% |
| HS code | Classifica il prodotto ai fini doganali | 6109.10 |
| Codice identificativo del prodotto (PID, SKU o EAN) | Identifica la variante esatta | SKU-45871 |
I colori, le taglie e i codici interni degli articoli devono essere inseriti negli appositi campi identificativi del prodotto e non devono essere utilizzati in sostituzione della descrizione del prodotto ai fini doganali.
Un errore comune è quello di inserire taglie, colori e codici interni del prodotto nella descrizione del prodotto destinata alla dogana.
Ad esempio:
| Descrizione del prodotto errata ai fini doganali | Descrizione corretta del prodotto per la dogana |
|---|---|
| Maglietta da donna in cotone, blu, taglia M, codice articolo 45871 | Maglietta da donna in cotone al 100% |
Il colore, la taglia e lo SKU dell'articolo devono essere inseriti nei campi relativi agli identificatori del prodotto, non nella descrizione del prodotto destinata alla dogana.
Scopri di più sugli identificatori di prodotto e su come utilizzare correttamente i dati PID, SKU ed EAN.
Inoltre, la descrizione del prodotto destinata alla dogana e il codice HS devono sempre corrispondere. Se la descrizione indica una cosa e il codice HS ne suggerisce un'altra, le autorità doganali potrebbero richiedere ulteriori chiarimenti.
Quali altre informazioni sono necessarie per la spedizione?
Una descrizione del prodotto destinata alla dogana è solo uno degli aspetti fondamentali per garantire il successo delle spedizioni internazionali. Le aziende di e-commerce dovrebbero inoltre fornire:
- Indirizzi precisi
Utilizzare indirizzi completi e compila tutti i campi disponibili, inclusi i numeri di appartamento, i numeri civici e le informazioni regionali, ove applicabile.
- Dati di contatto del cliente
Includere sia un indirizzo e-mail che un numero di telefono per facilitare le notifiche di consegna e la comunicazione durante l’intero percorso della spedizione.
- Codici HS corretti
Utilizzare il codice di classificazione appropriato per i propri prodotti ed evitare codici provvisori.
- Paese di origine
Dichiarare dove i prodotti sono stati principalmente fabbricati o assemblati.
- Dimensioni e peso del pacco
Dimensioni e peso accurati contribuiscono a garantire un instradamento e una pianificazione della spedizione efficienti.
- Valore delle merci
Questo dato è richiesto per le dichiarazioni doganali e per eventuali richieste di risarcimento.
Scopri di più sulle migliori pratiche relative ai vari tipi di informazioni qui.
Lista di controllo dei dati di spedizione
Prima di effettuare spedizioni internazionali, esamina il tuo catalogo prodotti e chiediti:
Ogni prodotto spedito all’estero è accompagnato da una descrizione specifica ai fini doganali?
La descrizione del prodotto spiega in modo oggettivo di cosa si tratta?
I termini di marketing sono stati eliminati?
I codici SKU, i colori e le taglie sono memorizzati in campi separati?
Ogni descrizione corrisponde al relativo codice HS?
I prodotti non correlati vengono descritti separatamente?
Sono state rimosse descrizioni vaghe come “regalo”, ‘campione’ o “accessori”?
Dedicare un po’ di tempo alla verifica dei dati doganali può aiutare a ridurre i problemi di spedizione evitabili che potrebbero verificarsi in seguito.
Dati affidabili, consegne più rapide
Disporre di dati di qualità è fondamentale per semplificare le spedizioni internazionali. Spring GDS si impegna ad aiutare le aziende di e-commerce in questo. Curare la redazione di descrizioni dei prodotti chiare e accurate è il primo passo che la tua azienda può compiere per gestire i costi e garantire un processo di sdoganamento senza intoppi.
Creando descrizioni dei prodotti chiare per la dogana e mantenendo dati di spedizione di alta qualità, i commercianti possono:
- ridurre i ritardi nelle consegne
- evitare dazi e costi superflui
- semplificare le procedure di sdoganamento
- aumentare il numero di consegne andate a buon fine al primo tentativo
- offrire un’esperienza migliore ai propri clienti
- creare un’immagine positiva del proprio marchio
- incoraggiare gli acquisti ripetuti e aumentare la fedeltà dei clienti
Spring GDS supporta le aziende di e-commerce in tutte le fasi del percorso di consegna dei pacchi. Se hai bisogno di assistenza per individuare la descrizione del prodotto più appropriata per la dogana, contatta uno dei nostri Account Manager, che sarà lieto di aiutarti.
FAQ
La descrizione del prodotto deve essere in inglese?
Sì. La descrizione del prodotto deve essere redatta in inglese e utilizzare un linguaggio chiaro e semplice, facilmente comprensibile dalle autorità doganali.
Cosa dovrebbe contenere la descrizione di un prodotto ai fini doganali?
Dovrebbe indicare il tipo di prodotto, il materiale e una caratteristica fondamentale, come il genere o l'uso, ove pertinente. La descrizione dovrebbe essere chiara, specifica e priva di ambiguità.
Posso utilizzare il titolo del prodotto presente sul mio sito web o sul marketplace?
Di solito no. I titoli dei siti web e delle piattaforme di vendita online contengono spesso espressioni di marketing, nomi di marchi, colori, taglie o codici interni dei prodotti. Per la dogana, utilizza una descrizione del prodotto separata e oggettiva.
Posso indicare il colore, la taglia o l'SKU?
No. I colori, le taglie e i codici SKU devono essere inseriti nei campi relativi all'identificativo del prodotto, non nella descrizione del prodotto destinata alla dogana.
È consigliabile raggruppare più prodotti in un'unica descrizione?
No. Ogni prodotto distinto deve avere una propria descrizione e i relativi dati doganali. I set originali venduti al dettaglio possono spesso essere descritti come un unico articolo, ma i prodotti non correlati non devono essere raggruppati insieme.
Cosa succede se la descrizione del prodotto e il codice HS non corrispondono?
La descrizione del prodotto e il codice HS devono sempre corrispondere. Se indicano merci diverse, le autorità doganali potrebbero richiedere ulteriori chiarimenti.