Produktbeschreibungen für den Zoll schreiben (mit Beispielen)
Genaue Produktbeschreibungen sind ein verpflichtender Bestandteil des Zollprozesses. Gute Produktbeschreibungen sind jedoch mehr als nur eine Anforderung beim Cross-Border-Versand. Sie sind eine einfache Möglichkeit, Ihren internationalen Versand reibungsloser und kosteneffizienter zu gestalten und gleichzeitig einen positiven Eindruck Ihrer Marke zu fördern.
In diesem Artikel teilen die Product Manager von Spring GDS ihre Tipps für klare und korrekte Produktbeschreibungen für den Zoll.
Was ist eine Produktbeschreibung für den Zoll?
Eine Produktbeschreibung beschreibt jeden einzelnen Artikel in einem Paket klar und verständlich. Für den Zoll muss die Beschreibung so spezifisch sein, dass die Ware eindeutig identifiziert und korrekt tariflich eingestuft werden kann.
Eine Produktbeschreibung ist nicht:
- Ihr Shopify-Produkttitel
- der Titel Ihres Marketplace-Listings
- Ihr Marketingtext
- Ihre interne SKU
- der Name aus Ihrem Produktkatalog
Stattdessen sollte sie das Produkt in einfachen und sachlichen Worten beschreiben. Zum Beispiel:
| Falsche Produktbeschreibung: | Korrekte Produktbeschreibung: |
|---|---|
| Premium Summer Collection Women's Fashion Tee Blue XL | Women's 100% cotton t-shirt |
Die erste Beschreibung soll potenzielle Käuferinnen und Käufer ansprechen. Die zweite unterstützt einen reibungslosen Cross-Border-Versandprozess, indem sie dem Zoll genau mitteilt, um welchen Artikel es sich handelt.
Warum klare Produktbeschreibungen für den Zoll wichtig sind
Ihre Produktbeschreibung erleichtert es den Zollbehörden, Ihre Sendungen zu verstehen. Damit ist sie ein entscheidender Bestandteil des Cross-Border-Versandprozesses.
Spring GDS nutzt die vom Händler angegebene Produktbeschreibung, um den am besten passenden 10-stelligen HS-Code zu validieren. Bitte beachten Sie: HS-Codes sind weltweit nur für die ersten sechs Stellen harmonisiert. Nach diesen sechs Stellen legt jedes Zollgebiet eigene zusätzliche Stellen für tarifliche, statistische und regulatorische Zwecke fest.
Produktbeschreibungen und HS-Codes helfen den Zollbehörden dabei, zu erkennen, welche Waren versendet werden, damit die Sendung korrekt bewertet und bearbeitet werden kann.
Abhängig vom Inhalt Ihrer Produktbeschreibung entscheiden die Zollbehörden:
- welche Zölle und Steuern gelten
- ob für eine Sendung zusätzliche Prüfungen oder Dokumente erforderlich sind
- ob ein Paket länger zurückgehalten wird oder rechtzeitig ankommen kann
Unklare oder unvollständige Beschreibungen können daher zu einer falschen Klassifizierung, zusätzlichen Rückfragen durch die Zollbehörden, Verzögerungen, falsch berechneten Zöllen und Steuern oder Problemen mit geltenden Einfuhrbeschränkungen und anderen regulatorischen Anforderungen führen.
Unzureichende Produktbeschreibungen können die Versandkosten erhöhen und Ihrer Marke schaden
Vermeiden Sie Verzögerungen und falsch berechnete Zölle, indem Sie Ihre Produktbeschreibungen verbessern.
Bei Spring GDS sehen wir regelmäßig Fälle, in denen Produkte, die in die USA versendet werden, mit Zollsätzen von bis zu 48 % eingestuft werden, obwohl der niedrigste anwendbare Satz möglicherweise bei 7,5 % liegt. Welche Zölle tatsächlich anfallen, hängt unter anderem von der HS-Klassifizierung des Produkts und seinem Ursprungsland ab. Eine klare und genaue Produktbeschreibung unterstützt die korrekte Klassifizierung der Waren.
Angesichts verstärkter regulatorischer Prüfungen besteht bei unklaren oder unvollständigen Produktbeschreibungen das Risiko zusätzlicher Prüfungen durch US Partner Government Agencies (PGAs), die zu Verzögerungen führen können. Unsere Teams haben außerdem Fälle beobachtet, in denen Zollbehörden in der EU Sendungen blockiert haben, weil die Produktbeschreibung unklar war.
Ungenaue Produktbeschreibungen, die Ihren Versandprozess verlangsamen oder komplizierter machen, können sich negativ auf die Wahrnehmung Ihrer Marke auswirken. Höhere Versandkosten können Online-Shopper beim Checkout abschrecken. Verzögerungen bei der Zustellung wiederum verringern die Wahrscheinlichkeit von Wiederholungskäufen. Werden die anfallenden Zölle hingegen vom Händler übernommen, erhöhen ineffizient abgewickelte Sendungen bei jeder Bestellung Ihre Kosten.
Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Produktbeschreibungen klar und korrekt zu formulieren, können Sie Ihre internationalen Versandkosten reduzieren, Zeit sparen und mit einer positiven Zustellerfahrung in neuen Märkten zum Wachstum Ihrer Marke beitragen.
So schreiben Sie eine gute Produktbeschreibung für den Zoll
Die goldene Regel für Produktbeschreibungen für den Zoll lautet:
- Klar
- Spezifisch
- Eindeutig
Eine einfache Formel lautet:
Produkttyp + Material + wichtiges Merkmal wie Geschlecht/Verwendungszweck (falls relevant)
Die Produktbeschreibung muss auf Englisch verfasst sein. Verwenden Sie eine klare, einfache Sprache und vermeiden Sie Begriffe in anderen Sprachen, Abkürzungen oder automatisch übersetzte Marketplace-Titel, die für Zollbehörden möglicherweise schwer verständlich sind.
Fragen Sie sich beim Verfassen der Beschreibung:
„Kann sich jemand, der diese Beschreibung liest, sofort vorstellen, um welches Produkt es sich handelt?“
Wenn nicht, können es die Zollbehörden wahrscheinlich ebenfalls nicht. Denken Sie daran, dass die Person, die beim Zoll den HS-Code prüft und die Beschreibung liest, keine Expertin bzw. kein Experte für Ihre Branche oder Ihre Produkte ist. Es sollte sofort verständlich sein, was sich im Paket befindet, damit ein reibungsloser Cross-Border-Versand unterstützt wird.
Beispiele für klare Produktbeschreibungen für den Zoll
Diese Beschreibungen erklären eindeutig, um welches Produkt es sich handelt, und liefern hilfreiche Informationen für die Bearbeitung durch den Zoll:
- Men’s knitted 100% cotton t-shirt
- Faux leather shoulder bag
- Ab fitness trainer
- Plastic tablet cover
Beispiele für Produktbeschreibungen, die verbessert werden sollten
Viele Produktbeschreibungen, die beim Zoll zu Problemen führen, entstehen dadurch, dass Marketplace-Daten automatisch in Versandsysteme übernommen werden.
Zum Beispiel:
| Vom Händler übermittelt: | Warum dies zu Problemen führt: | Bessere Beschreibung: |
|---|---|---|
| CLOTHES (KKFX-3315-BEIGE-XXL) | Unklare Beschreibung, bei der Produktkennzeichnungen im Vordergrund stehen | Women's woven nylon shirt |
| LEASH CJJJCWGX00096-XXL-BLACK | Produktkennzeichnungen werden anstelle einer klaren Beschreibung verwendet | Plastic dog leash |
| THE BELT | Zu allgemein, keine Angabe zum Material | Canvas belt |
|
WALL STICKER&STORAGE BASKET&REPTILE & GAME PAD&RASCHEL |
Unterschiedliche Produkte werden in einer einzigen Beschreibung zusammengefasst |
Wall sticker Storage basket Game pad |
Häufige Fehler bei Produktbeschreibungen für den Zoll
Marketingbegriffe verwenden
Marketingbegriffe helfen dabei, Produkte online zu verkaufen. Sie helfen den Zollbehörden jedoch nicht dabei zu verstehen, was sich in einem Paket befindet. Vermeiden Sie beispielsweise Begriffe wie:
- premium
- luxury
- bestseller
- trending
- limited edition
Nehmen Sie in Ihre Produktbeschreibung für den Zoll nur sachliche Informationen auf.
Zu ungenau sein
Bestimmte Beschreibungen liefern allein nicht genügend Informationen. Zum Beispiel:
- gift
- sample
- parts
- accessories
- equipment
Passen Sie Ihre Beschreibung so an, dass sofort ersichtlich ist, was Ihr Paket enthält. Zum Beispiel:
| Unklare Produktbeschreibung: | Korrekte Produktbeschreibung: |
|---|---|
| Gift | Ceramic coffee mug |
| Sample | Cotton fabric sample |
Zu lange Beschreibungen verwenden
Laut Jeroen Weers, Product Manager bei Spring GDS, begrenzen Zollsysteme Produktbeschreibungen häufig auf 44 Zeichen einschließlich Leerzeichen. Wird dieses Limit überschritten, kann dies zu Blockierungen und Verzögerungen führen.
Markennamen verwenden
Wenn Sie anstelle einer allgemeinen Produktbeschreibung einen Markennamen angeben, lässt sich daraus nicht eindeutig ein HS-Code ableiten. Verwenden Sie Produktbeschreibungen ohne Verweise auf kommerzielle Marken. Zum Beispiel:
| Produktbeschreibung mit Markenname: | Korrekte Produktbeschreibung: |
|---|---|
| Nike AIRMAX men’s trainers | Men’s synthetic leather running shoes |
Mehrere Produkte in einer Beschreibung zusammenfassen
Wenn mehrere unterschiedliche Produkte in einer einzigen Zollposition zusammengefasst werden, kann dies zu Unklarheiten führen. Zum Beispiel:
- Phone case, charger, toy, notebook, headphones, mug
Jedes einzelne Produkt sollte eine eigene Beschreibung und die entsprechenden Zolldaten erhalten.
Was gilt für Geschenkboxen, Sets und Bundles?
Eine häufige Frage von E-Commerce-Unternehmen ist, wie ein komplettes Verkaufsset in einer einzigen Produktbeschreibung für den Zoll angegeben werden kann.
Ein echtes Verkaufsset kann häufig als einzelner Artikel beschrieben werden, zum Beispiel:
- 12-piece stainless steel cutlery set
- Three-piece cotton baby clothing set
Unterschiedliche Produkte, die separat gekauft wurden, sollten auch separat deklariert werden.
Anbieter von Geschenkboxen sollten besonders auf ihre Produktbeschreibungen achten, damit die Zollbehörden den Inhalt der Sendung eindeutig nachvollziehen können.
Was ist, wenn das Produkt aus verschiedenen Materialien besteht?
Ein typisches Thema für Händler aus der Fashion-Branche sind Produkte, die aus mehreren Materialien bestehen. Zum Beispiel eine Damenhose aus 70 % Polyester und 30 % Baumwolle.
Bei Produktbeschreibungen für solche Waren sollte die grundlegende Struktur um zwei zusätzliche Kategorien ergänzt werden: die Verarbeitung bzw. Gewebeart und den prozentualen Anteil der Materialien.
Produkttyp + Verarbeitung/Gewebeart + Materialzusammensetzung (%) + wichtiges Merkmal wie Geschlecht/Verwendungszweck (falls relevant)
Zum Beispiel:
Women’s woven trousers 70% polyester.
Wenn nur wenig Platz zur Verfügung steht, sollten Produkttyp, Verarbeitung und Hauptmaterial priorisiert werden.
Wenn dem Produkt ein HS-Code zugeordnet wird, basiert die konkrete Klassifizierung in der Regel auf dem Material, das gewichtsmäßig den größten Anteil ausmacht.
Die Verarbeitung eines Textilprodukts, zum Beispiel ob es gestrickt, gehäkelt oder gewebt ist, ist ebenfalls wichtig, da sie sich auf die HS-Klassifizierung auswirken kann.
Bei bestimmten Textilprodukten, beispielsweise Parkas, kann auch das Nettogewicht pro Stück als Kriterium für die Klassifizierung herangezogen werden.
Produktbeschreibung vs. HS-Code vs. Produktkennung
Diese drei Felder werden häufig verwechselt, erfüllen jedoch sehr unterschiedliche Funktionen:
| Feld | Zweck | Beispiel |
|---|---|---|
| Produktbeschreibung für den Zoll | Erklärt, um welchen Artikel es sich handelt | Women's 100% cotton t-shirt |
| HS-Code | Klassifiziert das Produkt für Zollzwecke | 6109.10 |
| Produktkennung (PID, SKU oder EAN) | Identifiziert die genaue Produktvariante | SKU-45871 |
Artikelfarben, Größen und interne Produktcodes sollten in den entsprechenden Feldern für Produktkennungen gespeichert und nicht als Ersatz für die Produktbeschreibung für den Zoll verwendet werden.
Ein häufiger Fehler besteht darin, Größen, Farben und interne Produktcodes in die Produktbeschreibung für den Zoll aufzunehmen.
Zum Beispiel:
| Falsche Produktbeschreibung: | Korrekte Produktbeschreibung: |
|---|---|
| Women's cotton t-shirt Blue Medium SKU-45871 | Women's 100% cotton t-shirt |
Farbe, Größe und SKU des Artikels gehören in die Felder für Produktkennungen und nicht in die Produktbeschreibung für den Zoll.
Erfahren Sie mehr über Produktkennungen und darüber, wie Sie PID-, SKU- und EAN-Daten korrekt verwenden.
Die Produktbeschreibung für den Zoll und der HS-Code sollten außerdem immer übereinstimmen. Wenn die Beschreibung auf ein anderes Produkt hindeutet als der HS-Code, können die Zollbehörden weitere Informationen anfordern.
Welche weiteren Informationen werden für den Versand benötigt?
Eine Produktbeschreibung für den Zoll ist nur ein Bestandteil eines erfolgreichen Cross-Border-Versands. E-Commerce-Unternehmen sollten außerdem folgende Informationen bereitstellen:
- Korrekte Adressen
Verwenden Sie vollständige Adressen und alle verfügbaren Adressfelder, einschließlich Wohnungsnummern, Gebäudenummern und regionaler Angaben, sofern relevant.
- Kontaktdaten der Kunden
Geben Sie sowohl eine E-Mail-Adresse als auch eine Telefonnummer an, um Zustellbenachrichtigungen und die Kommunikation während des gesamten Versandprozesses zu ermöglichen.
- Korrekte HS-Codes
Verwenden Sie den passenden Klassifizierungscode für Ihre Produkte und vermeiden Sie Platzhaltercodes.
- Ursprungsland
Geben Sie an, wo die Produkte hauptsächlich hergestellt oder montiert wurden.
- Paketmaße und Gewicht
Korrekte Abmessungen und Gewichtsangaben unterstützen eine effiziente Routen- und Versandplanung.
- Warenwert
Diese Angabe wird für Zollanmeldungen und mögliche Entschädigungsansprüche benötigt.
Erfahren Sie hier mehr über Best Practices für die verschiedenen Arten von Informationen.
Checkliste für Ihre Versanddaten
Bevor Sie international versenden, überprüfen Sie Ihren Produktkatalog und stellen Sie sich folgende Fragen:
Verfügt jedes international versendete Produkt über eine eigene Produktbeschreibung für den Zoll?
Beschreibt die Produktbeschreibung sachlich, um welchen Artikel es sich handelt?
Wurden Marketingbegriffe entfernt?
Werden SKU-Nummern, Farben und Größen in separaten Feldern gespeichert?
Passt jede Beschreibung zum jeweiligen HS-Code?
Werden unterschiedliche Produkte separat beschrieben?
Wurden unklare Beschreibungen wie „gift“, „sample“ oder „accessories“ entfernt?
Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Zolldaten sorgfältig zu prüfen, können Sie vermeidbare Probleme im weiteren Versandprozess reduzieren.
Gute Daten, schnellere Zustellung
Gute Daten sind entscheidend, um den Cross-Border-Versand zu vereinfachen. Spring GDS unterstützt E-Commerce-Unternehmen bei ihren internationalen Sendungen. Klare und korrekte Produktbeschreibungen sind ein erster Schritt, mit dem Ihr Unternehmen Kosten besser steuern und einen reibungslosen Zollprozess unterstützen kann.
Durch klare Produktbeschreibungen für den Zoll und qualitativ hochwertige Versanddaten können Händler:
- Verzögerungen bei der Zustellung reduzieren
- unnötige Zölle und Kosten vermeiden
- Zollprozesse vereinfachen
- die Quote erfolgreicher Zustellungen beim ersten Versuch erhöhen
- ein besseres Erlebnis für Ihre Kunden schaffen
- einen positiven Eindruck Ihrer Marke fördern
- Wiederholungskäufe unterstützen und die Kundenbindung erhöhen
Spring GDS unterstützt E-Commerce-Unternehmen in allen Phasen des Paketversands. Wenn Sie Unterstützung bei der Auswahl einer geeigneten Produktbeschreibung für den Zoll benötigen, wenden Sie sich bitte an eine unserer Ansprechpersonen im Account Management. Unser Team hilft Ihnen gerne weiter.
FAQ
Muss die Produktbeschreibung auf Englisch sein?
Ja. Die Produktbeschreibung muss auf Englisch verfasst sein. Verwenden Sie eine klare und einfache Sprache, die von den Zollbehörden leicht verstanden werden kann.
Was sollte eine Produktbeschreibung für den Zoll enthalten?
Die Beschreibung sollte die Art des Produkts, das Material und, falls relevant, ein wichtiges Merkmal wie Geschlecht oder Verwendungszweck enthalten. Sie sollte klar, spezifisch und eindeutig formuliert sein.
Kann ich den Produkttitel aus meinem Onlineshop oder von einem Marktplatz verwenden?
In der Regel nicht. Produkttitel in Onlineshops und auf Marktplätzen enthalten häufig Marketingformulierungen, Markennamen, Farben, Größen oder interne Produktcodes. Verwenden Sie stattdessen eine separate, sachliche Produktbeschreibung für den Zoll.
Kann ich Farbe, Größe oder SKU in die Produktbeschreibung aufnehmen?
Nein. Farben, Größen und SKUs gehören in die dafür vorgesehenen Felder für Produktidentifikatoren und nicht in die Produktbeschreibung für den Zoll.
Sollte ich mehrere Produkte in einer Beschreibung zusammenfassen?
Nein. Jedes unterschiedliche Produkt sollte eine eigene Beschreibung und die dazugehörigen Zolldaten erhalten. Tatsächliche Verkaufssets können häufig als ein Artikel beschrieben werden. Produkte, die nicht zusammengehören, sollten jedoch nicht zusammengefasst werden.
Was passiert, wenn Produktbeschreibung und HS-Code nicht übereinstimmen?
Die Produktbeschreibung und der HS-Code sollten immer zueinander passen. Wenn sie auf unterschiedliche Waren hinweisen, können die Zollbehörden weitere Informationen oder eine genauere Beschreibung verlangen.