Tien jaar na het Brexit-referendum: van complexe douaneprocessen naar nieuwe kansen
Tien jaar geleden stelde de Britse stem voor vertrek uit de Europese Unie de logistieke sector voor een uitdaging die internationale verzending voorgoed veranderde.
Voor ons draaide het daarbij niet om een politiek standpunt, maar om de praktische uitvoering: hoe konden we ervoor zorgen dat klanten gewoon konden blijven verzenden tussen het Verenigd Koninkrijk en Europa? Waar goederen voorheen relatief eenvoudig de grens over gingen, kwamen daar nu nieuwe douaneformaliteiten, aanvullende datavereisten en andere operationele processen bij kijken.
Voor deze veranderingen lag geen kant-en-klare oplossing klaar. Regelgeving was nog volop in ontwikkeling, deadlines verschoven en bedrijven probeerden te begrijpen wat de gevolgen voor hen zouden zijn. De uiteindelijke commerciële impact was nog moeilijk te voorspellen, maar één ding was duidelijk: grensoverschrijdende logistiek zou complexer worden en steeds afhankelijker zijn van correcte en volledige data.
We brachten daarom collega’s uit verschillende delen van de organisatie samen en combineerden bestaande expertise met nieuwe kennis op het gebied van douaneafhandeling. Wat begon als een onzekere en zeer complexe situatie, groeide uit tot een kans om onze dienstverlening verder te versterken en te laten zien wat samenwerking kan opleveren.
Tien jaar later vormt de douaneoplossing die hieruit is ontstaan een belangrijk onderdeel van onze internationale dienstverlening. Maar minstens zo belangrijk is wat deze periode ons heeft geleerd. De manier waarop we omgaan met verandering, de kracht van de samenwerkingen die we hebben opgebouwd en de kennis en inzet van onze mensen maakten het mogelijk om een ambitieus idee te ontwikkelen tot een sterke, klantgerichte oplossing. Daarmee werd deze periode ook bepalend voor de manier waarop we binnen de sector samenwerken.
Complexiteit omzetten in kansen
De invoering van nieuwe douanevereisten zorgde voor extra complexiteit in vrijwel elke stap van het verzendproces over de grens, zowel voor zendingen naar als vanuit het Verenigd Koninkrijk.
- Klanten moesten nieuwe verplichtingen begrijpen en aanvullende informatie aanleveren
- Onze operationele processen moesten worden aangepast aan nieuwe werkwijzen
- Onze technologie moest nieuwe soorten data kunnen verwerken
- Transport en bezorging moesten goed aansluiten op het nieuwe douaneproces.
Voor ons is complexiteit echter geen obstakel, maar juist een gebied waar we de meeste waarde kunnen toevoegen.
Abbi Swindin, destijds Central Project Manager en Designer voor de Customs Solutions 2016, vertelt:
“Waar complexiteit en knelpunten ontstaan, ontstaan ook kansen voor Spring GDS. We wisten dat Brexit voor grote verstoringen zou zorgen. De vraag die we moesten beantwoorden was: hoe konden we die verstoring omzetten in iets waardevols voor onze klanten?”
Dat betekende dat we de uitdaging vanuit het perspectief van onze klanten moesten bekijken. Zij wilden niet per se zelf verschillende douaneprocessen beheren of ieder technisch onderdeel daarvan tot in detail begrijpen. Ze zochten vooral een betrouwbare partner die hen kon begeleiden, de juiste diensten met elkaar kon verbinden en het proces zo voorspelbaar en consistent mogelijk kon maken.
Door verantwoordelijkheid te nemen voor de samenhang tussen douane, data, transport, operatie en bezorging, hebben we een complexe wettelijke vereiste vertaald naar een volledig compliant dienst. Zo konden we onze klanten met vertrouwen door de veranderingen begeleiden en tegelijkertijd hun internationale groei blijven ondersteunen.
A shared solution built across Spring GDS
Hoewel douaneafhandeling centraal stond binnen het project, was dit nooit uitsluitend een douane-initiatief. De veranderingen raakten vrijwel ieder team binnen het Spring GDS-netwerk en vroegen om expertise vanuit de hele organisatie.
Voor Abbi is juist die brede bijdrage een van de belangrijkste inzichten uit deze periode:
"Wat echt het verschil maakte, was dat zoveel verschillende teams betrokken waren en ieder hun eigen expertise meebrachten. Marketing zorgde ervoor dat de veranderingen begrijpelijk werden voor onze klanten, Product bereidde Sales voor, IT vertaalde het ontwerp naar een werkende oplossing, Procurement werkte samen met zowel nieuwe als bestaande leveranciers en onze commerciële teams zorgden ervoor dat wat we ontwikkelden ook haalbaar was. Iedereen had hierin een rol."
De oplossing had misschien één duidelijk doel, maar kwam tot stand vanuit veel verschillende perspectieven. Het succes zat in teams die samenwerkten aan hetzelfde resultaat voor de klant, in plaats van één afdeling die zelfstandig een oplossing ontwikkelde. Iedere afdeling droeg eraan bij om het oorspronkelijke idee uit te werken tot een oplossing die voldeed aan de regelgeving, uitvoerbaar was en ook commercieel duurzaam bleek.
Wendbaar, met een duidelijk doel voor ogen
Het project liet ook een belangrijk verschil zien tussen snel handelen en doelgericht handelen. In deze periode bleven zowel de voorgestelde invoeringsdata als de details van de regelgeving veranderen. Teams werkten toe naar een deadline, die vervolgens soms op korte termijn weer werd verschoven. Informatie vanuit douaneautoriteiten was bovendien vaak zeer technisch en liet soms ruimte voor interpretatie.
We moesten daarom wendbaar blijven, zonder op iedere nieuwe aankondiging direct te reageren. Dat vroeg om geduld, deskundigheid en een goed beoordelingsvermogen, ondersteund door voldoende prioriteit en capaciteit voor het project. Het team kreeg de ruimte om de inzet van mensen en middelen aan te passen wanneer deadlines veranderden. Tegelijkertijd boden juridisch advies en onze sterke focus op compliance duidelijke kaders voor het nemen van beslissingen.
Wendbaarheid betekende in deze context niet dat alles koste wat kost snel moest gebeuren. Het ging erom een omgeving te creëren waarin de juiste mensen goed onderbouwde beslissingen konden nemen, konden leren van tests en waar nodig konden bijsturen, zonder compliance of de klant uit het oog te verliezen.
Kelly van der Weg, destijds Solutions Director bij Spring GDS Europe, vergeleek het proces met koken zonder dat je vooraf alle kennis of een compleet recept in handen hebt. Klanten, interne experts en externe specialisten brachten ieder hun eigen kennis en inzichten mee en droegen zo bij aan een duurzamere oplossing. Hij vertelt:
“Het heeft veel vertrouwen gecreëerd doordat we onze klanten stap voor stap meenamen en hen betrokken bij het ontwerpproces. Een aantal van hen heeft ons met hun behoeften echt geholpen om de oplossing op de juiste manier vorm te geven.”
Douane, data en bezorging
Voor de klant voelt het als één doorlopende dienstverlening, maar achter onze douaneafhandeling zitten veel verschillende stappen.
Klanten leveren per artikel de benodigde gegevens aan en bundelen deze in een elektronisch manifest. Wij ontvangen die informatie vooraf, zodat we de zending bij binnenkomst kunnen koppelen aan het manifest en de gegevens kunnen controleren. Denk bijvoorbeeld aan IOSS-gegevens, wanneer die van toepassing zijn.
Vervolgens worden de zendingen gebundeld en klaargemaakt voor transport van Londen naar onze douanelocatie in Nederland. Daar vinden de benodigde invoer- en douanecontroles plaats. Zodra alles is afgehandeld, worden de zendingen gescand en gaan ze het netwerk in voor bezorging in Europa.
Om dit hele proces goed te laten verlopen, moeten verschillende onderdelen naadloos op elkaar aansluiten: correcte data, technologie, douanekennis, transport, verwerking en uiteindelijk de bezorging.
Juist daarom kun je douaneafhandeling niet los zien van de rest van het verzendproces. Iedere stap moet goed op de volgende aansluiten. Onze rol was, en is nog steeds, om al die onderdelen bij elkaar te brengen en het voor onze klanten zo eenvoudig en voorspelbaar mogelijk te maken.
Continu meebewegen met de behoeften van onze klanten
Een van de belangrijkste lessen uit deze periode is dat je bij veranderende regelgeving nooit echt klaar bent. Zoals Neil Hague, Commercial Director van Spring GDS UK, het verwoordt:
“We zijn begonnen door goed naar onze klanten te luisteren. Zij gaven steeds hetzelfde aan: ze wilden eenvoud, transparantie en betrouwbaarheid.”
De eerste oplossing vormde een goede basis, maar moest blijven meebewegen met nieuwe regelgeving en veranderende wensen van klanten. In het begin ontwikkelden we aparte douaneoplossingen voor belangrijke markten zoals Nederland, Frankrijk, Duitsland en Spanje.
Maar klanten wilden uiteindelijk vooral één eenvoudige ingang om zendingen naar verschillende bestemmingen in Europa te versturen. Dat klinkt eenvoudig, maar door de verschillende regels en voorwaarden per land bracht ook dat weer nieuwe uitdagingen met zich mee.
Toen de btw- en douaneregels later opnieuw veranderden, hebben we onze oplossing verder aangepast. Zendingen konden voortaan vanuit het Verenigd Koninkrijk via onze centrale hub in Nederland Europa binnenkomen. Vanuit daar gingen ze via ons netwerk door naar hun eindbestemming.
Voor klanten werd het daarmee een stuk eenvoudiger: zij hoefden niet langer voor iedere Europese bestemming aparte douaneprocessen in te richten, maar konden gebruikmaken van één centraal punt voor Europa.
Die ontwikkeling laat goed zien hoe we met veranderingen omgaan. We bouwen geen oplossing om die vervolgens jarenlang hetzelfde te laten. We blijven onze dienstverlening, samenwerkingen en kennis ontwikkelen, zodat we kunnen meebewegen met nieuwe regelgeving én met wat onze klanten van ons nodig hebben.
De veranderkracht achter de oplossing
Tijdens alle veranderingen en onverwachte wendingen viel vooral op hoe het team ermee omging: durven vernieuwen, wendbaar blijven en tegelijkertijd goed aanvoelen wanneer het juiste moment was om echt een stap te zetten. Het team bestond uit mensen die openstonden voor nieuwe ideeën, bestaande werkwijzen ter discussie durfden te stellen en kennis en mogelijkheden ontwikkelden die we binnen de organisatie eerder nog niet nodig hadden.
We beschikten al over een sterk netwerk van partners voor post, transport en last-mile bezorging. De uitdaging was om die bestaande dienstverlening goed te verbinden met nieuwe commerciële douaneoplossingen.
Door samen te werken met verschillende experts uit de sector bouwden we een betrouwbaar netwerk van specialisten op. Die combinatie van kennis en samenwerking hielp ons om tot een sterke en toekomstbestendige oplossing te komen voor de veranderingen die elkaar bleven opvolgen.
Zoals Abbi het verwoordt, was juist onze openheid voor verandering een belangrijke voorwaarde om nieuwe ideeën ook echt mogelijk te maken:
“Voor mij was een van de belangrijkste redenen voor ons succes dat mensen openstonden voor verandering. Soms kom je met een compleet nieuw idee of met mogelijkheden die we nog nooit eerder hadden. In eerste instantie kan dat misschien wat onrealistisch klinken. Maar met de juiste expertise, een open houding en de bereidheid om te veranderen, kun je zulke ideeën uiteindelijk werkelijkheid maken.”
De combinatie van ervaring en ruimte om te vernieuwen hielp ons niet alleen om de oplossing verder te ontwikkelen, maar ook om voort te bouwen op wat we als organisatie al goed konden. Zo ontstond een dienst die vandaag de dag nog steeds een belangrijk onderdeel vormt van onze dienstverlening.
Die veranderkracht ging bovendien verder dan accepteren dat processen tijdens deze periode anders zouden verlopen. Het betekende vooral actief blijven kijken naar hoe we konden meebewegen met ontwikkelingen in de markt en onze klanten op nieuwe manieren waarde konden bieden.
Welke lessen hebben we uit deze oplossing geleerd?
Tien jaar na de Britse stem voor vertrek uit de EU staat onze douaneoplossing voor veel meer dan alleen een antwoord op veranderende regelgeving.
Het is vooral een verhaal over hoe collega’s binnen Spring GDS hun kennis en ervaring samenbrachten rond één gezamenlijke uitdaging. Het laat zien wat er mogelijk is wanneer lokale kennis, ondersteuning vanuit de organisatie, inzichten van klanten en sterke externe samenwerkingen bij elkaar komen. Geen enkel team had dit alleen kunnen realiseren.
Neil:
“Vandaag verzenden we meer pakketten dan vóór Brexit. Dat laat mooi zien dat aanpassen aan verandering ook nieuwe groei kan opleveren. Een van onze kernwaarden is ‘Better Together’ en tijdens deze periode werd heel duidelijk wat dat in de praktijk betekent.”
Ook werd duidelijk hoe belangrijk heldere communicatie is. Een oplossing kan technisch volledig aan alle regels voldoen, maar daar heeft een klant weinig aan als niet duidelijk is wat er verandert, wat dat voor zijn zendingen betekent en hoe het proces vervolgens werkt.
Deze periode heeft ons geleerd dat echte verandering alleen lukt als verschillende delen van de organisatie samenwerken. Met mensen die hun expertise inzetten, openstaan voor verandering en bereid zijn om onderweg bij te sturen. We hoeven daarbij niet vanaf het begin ieder antwoord te hebben. Met sterke samenwerkingen, de juiste kennis en een open blik kun je ook koers houden wanneer nog niet alles duidelijk is.
Het blijvende resultaat is dan ook meer dan alleen de douanedienst die hieruit is ontstaan. Het zit ook in de kennis die we samen hebben opgebouwd en het vertrouwen dat we hebben gekregen door een uitdaging van deze omvang gezamenlijk aan te pakken.
Wat begon als een complexe en onbekende situatie, werd zo een kans om onze dienstverlening verder uit te breiden en nieuwe expertise op te bouwen. Het resultaat was, zoals Kelly van der Weg het omschrijft, “een van de commercieel aantrekkelijkste oplossingen voor klanten in de markt.”
De logistieke wereld staat nooit stil. Dat zien we ook nu weer, met recente veranderingen in de douaneregels in zowel de Verenigde Staten als de EU. De Britse stem voor vertrek uit de EU was dan ook niet simpelweg één verandering die we moesten verwerken. De ervaring heeft mede bepaald hoe we vandaag de dag als organisatie met verandering omgaan.
Wanneer internationaal verzenden complexer wordt, brengen we mensen, partners en expertise bij elkaar om het voor onze klanten juist zo duidelijk en eenvoudig mogelijk te maken.